Abos abrechnen: Automatisierte Abrechnung von Mitgliederbereichen und regelmäßigen Zahlungen

3 Apr 2023 | Buchhaltung digital & automatisiert

Heute möchte ich dir einen Workflow zeigen, wie du automatisiert Abos abrechnen kannst, z.B. für deine Mitgliederbereiche und andere wiederkehrende Zahlungen, ohne eine Verkaufsplattform oder einen Zahlungsanbieter nutzen zu müssen.

Mitgliederbereiche und Abomodelle sind der perfekte Weg, um wiederkehrende Einnahmen in deinem Business zu generieren. Du musst dein Abo-Produkt nur einmal verkaufen und der Käufer zahlt jeden Monat einen fixen Betrag, bis er kündigt.

In meinem Blogartikel „Die Vor- und Nachteile beim Verkaufen über eine Verkaufsplattform“ habe ich dir davon erzählt, dass für die Abo-Abrechnung gerne Verkaufsplattformen eingesetzt werden. Aber es gibt auch noch einen anderen Weg.

Warum nutzen viele Unternehmen Verkaufsplattformen?

Die Antwort ist relativ einfach: Sie automatisieren deinen Verkaufsprozess und sparen dadurch eine Menge Zeit.

Eine häufige Form, die wir bei den Abo-Produkten finden, ist der Mitgliederbereich.

Der Kunde bucht eine Mitgliedschaft und bezahlt monatlichen einen Betrag x, bis er kündigt oder, falls die Mitgliedschaft begrenzt ist, bis sie ausläuft. Umso mehr Mitglieder du in deinem Mitgliederbereich hast, umso höher ist der administrative Aufwand.

Die Verkaufsplattformen übernehmen eine Menge Arbeit für dich. Im Reseller-Modell erstellen sie für dich u.a. die monatliche Rechnung für deinen Kunden und kümmern sich um die Zahlung.

Hast du das Ganze dann noch mit einer Membership-Software verbunden, bekommen neue Kunden automatisch ihre Zugangsdaten und ehemalige Kunden werden automatisch gesperrt und haben somit keinen Zugriff mehr auf die Inhalte.

Verpasse nicht den Moment

Meine Erfahrung mit dem Verkauf von Abomodellen über Verkaufsplattformen lässt sich am Beispiel eines Mitgliederbereichs gut verdeutlichen: Am Anfang hast du wenig Mitglieder, der Aufwand ist überschaubar und der Vorteil der automatisierten Abo-Abrechnung noch nicht so wirklich spürbar. Was du merkst, sind die Verkaufsgebühren, die du jedes mal bezahlen musst, wenn die Verkaufsplattform die Mitgliedsbeiträge abrechnet.

Irgendwann kommt der Punkt, an dem die Mitgliederzahlen steigen. Wenn du z.B. einen guten Launch hattest und 30 oder 40 neue Mitglieder auf einmal in deinen Mitgliederbereich kommen, bist du vielleicht ganz froh, dass alle automatisiert ihre Zugangsdaten erhalten, die Rechnung erstellt wird und du dich nicht um die Zahlungseingänge kümmern musst.

Lass uns aber das ganze Projekt noch weiterspinnen. Irgendwann ist dein Mitgliederbereich so erfolgreich, dass sich die Verkaufsgebühren ordentlich summieren. Vielleicht ist dein Cashflowmanagement auch inzwischen so aufgebaut, dass du mit 100% der Einnahmen rechnest und Sicherheitseinbehalte deinen Cashflow immer wieder stören. Was auch immer es für Gründe gibt, du kommst zu dem Entschluss: Du möchtest deinen Mitgliederbereich ab sofort selbst abrechnen.

Nochmal zusammengefasst:

Am Anfang ist alles relativ einfach, auch ohne Verkaufsplattform. Der Aufwand ist noch überschaubar und du kannst alles gut selbst managen. Irgendwann wird der Vorteil eines automatisierten Verkaufsprozesses aber immer deutlicher. Am Ende der Reise entspricht vielleicht die Summe der monatlichen Verkaufsgebühren einem Monatsgehalt für einen Mitarbeiter und du hättest gerne eine Alternative. Dann zeige ich dir jetzt einen Workflow, mit dem du über deine Buchhaltungssoftware ganz einfach und automatisiert deine Abos abrechnen kannst.

Automatisiert Abos abrechnen

Wenn wir uns für den Anfang einen guten Workflow überlegt haben und diesen auch schon im Einsatz hatten, können wir relativ einfach zu diesem wieder zurückkehren.

Ich empfehle ihn gerne für kleine Mitgliederbereiche, bestimmte Gruppenprogramme oder Content-Abos. Mit diesem Workflow kannst du, ganz einfach über dein Buchhaltungsprogramm deinen Abos abrechnen.

Viele Buchhaltungsprogramme bieten die Funktion einer sogenannten Serienrechnung oder wiederkehrenden Rechnung an.

Du erstellst einmal die Rechnung an deinen Kunden für einen bestimmten Zeitraum, z.B. für einen Monat, als Serienrechnung und diese wird automatisch in dem von dir festgelegten Intervall an deinen Kunden versendet. Hast du ein begrenztes Abo verkauft, kannst du die Serienrechnung automatisch enden lassen. Läuft das Abo unbegrenzt, dann kannst du die Serienrechnung einfach stoppen, wenn der Kunde kündigt.

Durch die Funktion der automatischen Belegzuordnung erkennt dein Buchhaltungsprogramm automatisch die passende Zahlung zur Rechnung und verknüpft beide miteinander. Mit nur einem Klick, übernimmst du diese Zuordnung und hast deine Bankbewegungen richtig verbucht.

So kannst du automatisiert deine Abos abrechnen, ohne dass du eine Verkaufsplattform zwischenschalten musst. 

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Wann ist eine automatisierte Abo-Abrechnung sinnvoll?

Dieser Workflow ist keine pauschale Empfehlung. Du musst gut abwägen, wann er Sinn macht und wann du durch ihn mehr Aufwand als Nutzen hast. In meinen Beratungen sind daher u.a. verfügbare Zahlungsmittel und administrativer Aufwand wichtige Prüfpunkte.

Du kannst diesen Workflow grundsätzlich immer dann einsetzen, wenn du nach der Buchung der Mitgliedschaft nicht sofort aktiv werden musst und wenn der administrative Aufwand für die Mitglieder nicht zu hoch ist. Hierfür eignen sich vor allem Alumni-Programme oder VIP-Gruppen. 

Du verkaufst z.B. ein 1:1-Coaching und am Ende des Coachings möchtest du deinen Kunden eine weitere Begleitung anbieten. Jeder, der sich regelmäßig noch Impulse von dir holen oder Austausch haben möchte, kann dein Folgeprogramm buchen. Dieses kann z.B. ein Gruppenprogramm bzw. Alumni-Programm sein, in welchem ihr euch monatlich für eine Stunde trefft. Hier ist es nicht wichtig, dass der Kunde sofort nach der Bezahlung Zugang zu irgendwelchen Unterlagen oder Kursbereichen bekommt. Du stellst ihm einfach für den nächsten Termin den Link deine Videokonferenztools zur Verfügung und dein Kunde zahlt monatlich einen Betrag x, solange er dabei sein möchte.

Hast du schon mal an eine Kombination gedacht?

Hast du einen Mitgliederbereich mit verschiedenen Arten von Mitgliedschaften? Dann wäre vielleicht eine Kombination des Workflows und der Verkaufsplattform für dich interessant. Die Basismitgliedschaft wird voll automatisiert über eine Verkaufsplattform abgewickelt. Hier hast du meist eine größere Anzahl an Mitgliedern zu verwalten und es ist dir wichtig, dass dein Kunde sofort nach der Buchung Zugriff auf die Inhalte der Membership bekommt und in die Umsetzung gehen kann.

Für die Premiummitgliedschaft hast du vielleicht nur eine begrenzte Anzahl an Plätzen und möchtest ein Vorgespräch mit dem potenziellen Kunden führen. Im Vorgespräch lernst du den Kunden schon einmal kennen und kannst ihm die Abläufe erklären. Möchte dein Kunde anschließend Mitglied werden, erstellst du die Rechnung, sendest ihm die Zugangsdaten zu und vereinbarst einen Termin fürs Onboarding. Bis zum Termin hat der Kunde ausreichend Zeit, die Rechnung zu begleichen.

Für die nachfolgenden Rechnungen legst du eine Serienrechnung an. Einmal angelegt, erstellt das Buchhaltungsprogramm voll automatisch in den von dir vorgegebenen Zeiträumen die Rechnung und versendet diese per E-Mail an den Kunden. Bezahlt der Kunde seine Rechnung, gleicht das Buchhaltungsprogramm den Zahlungseingang mit der Rechnung ab und verknüpft sie miteinander.

So kannst du auch eine Mischform aus automatisiertem Verkaufsprozess für deine Basismitglieder und einer automatisierten Abo-Abrechnung für deine Premiummitglieder nutzen.

Mein Fazit

Es gibt noch viele weitere Fälle, in denen du die automatisierte Abo-Abrechnung gut als Alternative zu einer Verkaufsplattform anwenden kannst. Wie allerdings oben bereits erwähnt, musst du immer gut abwägen, in wie weit die eigene Rechnungsstellung bei deinen Produkten für dich Sinn ergibt. Wie du weißt, bin ich ein großer Fan von Automatisierungen. Aber ich spare mir natürlich auch gerne Verkaufsgebühren und mache mich unabhängig, wenn ich die Möglichkeit dazu sehe. 

Den Workflow mit der Serienrechnung empfehle ich also hauptsächlich für Abo-Abrechnungen bei kleineren, überschaubaren Gruppen, oder Programme, bei denen der administrative Aufwand nicht zu hoch ist.

Wenn du ein Abomodell oder Produkt/Programm hast oder planst und dir unsicher bist, ob der alternative Workflow für dich sinnvoll ist oder, wenn du ab sofort gerne selbst deine Abomodelle abrechnen möchtest, aber mit der Technik kämpfst, dann schau dir mein 1:1-WorkflowCoaching an und wir schauen zusammen, wie ich dich unterstützen kann.

Stephanie Keller
Businesszahlen einfach erklärt

Als die gute Fee der Zahlen erfülle ich dir den Wunsch zu verstehen, was deine Businesszahlen bedeuten, deine Buchhaltung in kürzester Zeit zu erledigen und dir ein regelmäßiges Unternehmergehalt leisten zu können.

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Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf
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