Türchen 5 Buchhaltungsworkflow

Schnell, einfach, automatisiert
Belege einsammeln – Teil 1

 

Im dritten Türchen habe ich dir 8 Aufgaben gezeigt, die du in deiner Buchhaltung automatisieren kannst. Heute möchte ich auf eine dieser Aufgaben, auf das Einsammeln deiner Belege, nochmal genauer eingehen.

Der schnellste Weg, deine Post-, Bar- oder EC-Belege in dein Buchhaltungstool zu bekommen ist, sie via ScanApp abzufotografieren und hochzuladen. Schau einfach mal, ob es für dein Buchhaltungstool eine App gibt, mit der du Belege scannen kannst. Vielleicht ist das ja auch eines der Auswahlkriterien, wenn du dich für ein Buchhaltungstool entscheiden möchtest.

Du installierst dir die App einfach auf deinem Smartphone und verbindest die App mit deinem Buchhaltungsprogramm. Jetzt musst du deine Belege mit dem Smartphone nur noch abfotografieren und schon landet der Beleg in deinem Buchhaltungsprogramm und kann weiter verarbeitet werden.

Hast du überwiegend Belege, die du per E-Mail erhältst, kann ich dir das Tool FinHelper empfehlen. FinHelper sammelt alle Belege aus deinem E-Mail-Postfach ein und lädt sie automatisch in deinem Buchhaltungsprogramm hoch. Wenn du überwiegend Belege per E-Mail bekommst, kannst du dir mit diesem Tool eine Menge Zeit sparen.

Schau es dir einfach mal an und gib mir gerne Feedback, wie du es findest. Prüfe auch, ob es mit deinem Buchhaltungstool kompatibel ist. Falls nicht, kein Problem: ich stelle dir morgen noch ein weiteres Tool vor.

Hier kommst du direkt zur Herstellerseite von FinHelper:

https://finhelper.de/

Und nein, ich bekomme kein Geld fürs Werbung machen von FinHelper – ich finde das Tool einfach super ;-)!

Kleiner Ausblick: Morgen im sechsten Türchen schauen wir uns an, wie du die Belege aus deinen Onlineportalen schnell und einfach einsammeln kannst.

Türchen 4 Buchhaltungsworkflow

Advent, Advent, …

 

An jedem Adventssonntag habe ich dir ein kleines Vorweihnachtsgeschenk eingepackt.

Heute ist der 2. Advent und das ist mein Geschenk für dich:

50% Rabatt auf mein Workbook „In 4 Schritten zu deinem Buchhaltungsworkflow“

Rabattcode Adventskalender-WB22

In deinem Buchhaltungsworkflow legst du genau fest, wann was zu erledigen ist und sicherst dir dadurch einen Ablauf in deiner Buchhaltung, der sich im Businessalltag fast nebenbei erledigen lässt.

Das Workbook hilft dir dabei, deinen individuellen Ablauf zu finden und diesen kontinuierlich umzusetzen.

Die Bezahlung erfolgt über Digistore, gib einfach bei der Zahlung den Rabattcode Adventskalender-WB22 in das Feld „Gutscheincode eingeben“ ein und du erhältst das Workbook für 7,48 € zzgl. länderspezifischer Umsatzsteuer.

Der Rabatt ist bis einschließlich 15.01.2023 gültig.

Dein Buchhaltungsworkflow steht nun, du hast viele Dinge automatisiert und bist jetzt bereit, dein Geldmanagement im Unternehmen weiter zu optimieren? Dann schau dir unbedingt die nächsten Türchen an. Ich habe neben ein paar nützlichen Helferlein noch eine ganze Reihe Tipps für dich eingepackt, mit denen du dir das (Finanz)leben im Business leichter machen kannst.

Türchen 3 Buchhaltungsworkflow

 8 Aufgaben, die du in deiner Buchhaltung automatisieren kannst

 

Dein Workflow steht und du weißt genau, wann du was zu tun hast? Super! Dann geht’s jetzt darum, sich die Arbeit noch leichter zu machen.

Heute habe ich dir 8 Aufgaben mitgebracht, die du mit Hilfe von Tools in deiner Buchhaltung automatisieren kannst.

 

1. Nie wieder Belege Suchen und Sammeln: Lass deine Belege von einem Tool automatisiert aus den verschiedenen Portalen und Kundenaccounts einsammeln und direkt in dein Buchhaltungstool integrieren. Mit einem zentralen Postfach leitest du E-mail-Anhänge im PDF-Format direkt an dein Buchhaltungstool weiter.

 

2. Der digitale Kontoauszug: Importiere deine Bankumsätze, egal ob Einnahmen oder Ausgaben, einfach digital in dein Buchhaltungstool. Jedem Umsatz ordnest du nun einen Beleg zu und kannst somit keinen Umsatz bzw. Beleg mehr vergessen. Dazu verbindest du dein Bankkonto, dein PayPal- Konto oder deine Kreditkarte einfach mit deinem Buchhaltungstool oder importierst die Umsätze via csv-Datei. Je nach Bank werden die Umsätze regelmäßig voll automatisch aktualisiert.

Viele Buchhaltungstools machen dir automatisch Zuordungsvorschläge: Die Software verbindet Umsätze und passende Belege automatisch und erstellt dir Vorschläge, welche du nur noch überprüfen musst. Anschließend kannst du mehrere Zuordnungen mit nur einem Klick zeitgleich übernehmen.

 

3. Schreibst du wiederkehrende Rechnungen an deine Kunden oder verkaufst du deinen Kunden ein Abo? Dann kannst du in vielen Buchhaltungstools eine wiederkehrende Rechnung oder Serienrechnung anlegen. In festgelegten Intervallen wird die Rechnung automatisch nach deinen einmal festgelegten Vorgaben erstellt und entweder direkt an den Kunden per E-mail verschickt oder als Entwurf für deine Freigabe gespeichert. Du musst also nur noch auf den Zahlungseingang warten.

 

4. Hast du schon mal übersehen, dass ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt hat? Wird eine Rechnung zur Zahlung fällig, kommt sie automatisch in den Mahnlauf. In manchen Buchhaltungstools kannst du Mahnungen automatisch erstellen und versenden lassen, in anderen erstellst du mit wenigen Klicks aus der Rechnung eine Zahlungserinnerung oder Mahnung und versendest sie anschließend per E-Mail an den Kunden. So hast du einen guten Überblick und kannst zeitnah deine Kunden an die Zahlung erinnern.

 

5. Füllst du das ELSTER-Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung noch manuell aus? Durch die Nutzung eines Buchhaltungstools versendest du mit nur wenigen Klicks deine Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus deinem Buchhaltungstool ans Finanzamt. Das ELSTER-Formular wird im Hintergrund automatisch für dich ausgefüllt. Neben der Zeitersparnis werden Tippfehler und Fehler beim Zusammenrechnen vermieden.

Zudem kannst du zwischen den Meldeterminen immer wieder mal in die ELSTER-Funktion deines Buchhaltungstools spitzeln, was sich denn bisher für eine Summe angesammelt hat. So hast du die Zahlung später besser im Griff und wirst nicht böse überrascht.

 

6. Die Zahlen im Blick zu haben, ist essentiell wichtig im Business. Auswertungen sollten daher schnell erstellt werden können.

Viele Buchhaltungstools zeigen dir auf einem Dashboard schon automatisch die Übersicht über erfasste Einnahmen und Ausgaben, sowie offene Posten. In einigen Tools kannst du dir zusätzliche Reportings wie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung, eine BWA oder Soll-Ist-Vergleiche anzeigen lassen. Dabei musst du nicht rechnen! Die benötigten Zahlen werden im Hintergrund automatisch von deinem Buchhaltungstool zusammengesammelt und im gewünschten Report angezeigt.

So bekommst du einen schnellen Überblick über deine Zahlen und weißt immer genau wo dein Unternehmen steht.

 

7. Manche Buchhaltungstools bieten die Funktion an, deine Arbeitszeit zu erfassen und anschließend in eine Kundenrechnung zu importieren. Dadurch benötigst du kein extra Zeitrackingtool und musst die einzelnen Proiektzeiten nicht manuell in der Rechnung erfassen. Verfügt dein Buchhaltungstool über keine integrierte Zeiterfassung, dann kannst du schauen, ob du auch hier ein Erweiterungstool nutzen kannst, dass diese Aufgabe übernimmt.

 

8. Bietet dein Buchhaltungstool einen direkten Zugang für deinen Steuerberater? Dann kannst du die Aufgabe des sogenannten Pendelordners zwar nicht automatisieren, aber dafür ganz abgeben!

Hast du früher alle Belege ausgedruckt, in einem Ordner abgeheftet und diesen Pendelordner dann entweder höchstpersönlich oder per Post zum Steuerberater geschafft, so kannst du deinem Steuerbüro mit dem Steuerberaterzugang direkten Zugang zu deiner Buchhaltung geben. Der Steuerberater holt sich die Daten direkt aus deinem Buchhaltungstool in seine Kanzleisoftware und kann sie dort weiter zum Jahresabschluss usw. verarbeiten.

 

Morgen ist der 2. Advent – und an jedem Adventssonntag habe ich ein besonderes Extra für dich! Freu dich also schon auf das 4. Türchen.

Türchen 2 Buchhaltungsworkflow

Checkliste für deinen Buchhaltungstag

 

Hast du einen festen Termin für dich festgelegt, wann du deine Buchhaltung machst? Je nach Umfang bzw. Anzahl deiner Belege solltest du deine Buchhaltung wöchentlich, 14-tägig oder zumindest einmal im Monat machen. Lege einen festen Termin für dich fest und trage ihn für die kommenden Monate fix in deinen Kalender ein.

Damit du am Buchhaltungstag schnell ins Tun kommst, habe ich heute eine Checkliste für dich, was für Aufgaben an diesem Tag anfallen können. Passe die Checkliste individuell für dein Unternehmen an und habe sie am Buchhaltungstag griffbereit.

 

Hier geht’s zur Checkliste

 

Erweitere die Liste um weitere Aufgaben, die in deiner Buchhaltung anfallen, drucke sie dir aus und hänge sie gut sichtbar auf.

ExtraTipp: eine meiner Kundinnen hat sich die Checkliste als Desktophintergrund eingerichtet, um ans tägliche Einsammeln der Belege erinnert zu werden und um die Checkliste am Buchhaltungstag sofort griffbereit zu haben. Vielleicht möchtest du es ja auch mal ausprobieren 🙂

Hast du deinen individuellen Ablauf in der Buchhaltung erst einmal gefunden, dann kannst du im nächsten Schritt schauen, wie du dir die Arbeit noch leichter machen kannst. Mehr dazu, werde ich dir morgen in Türchen 3 erzählen!

Türchen 1 Buchhaltungsworkflow

Workflow-Grundgerüst für deine Buchhaltung

 

Jedes Unternehmen ist individuell und daher sind auch die Abläufe in der Buchhaltung und im Finanzmanagement in jedem Unternehmen individuell aufgebaut. Daher möchte ich dir heute ein Grundgerüst geben, welches du ganz leicht erweitern und an dein Unternehmen anpassen kannst.

 

Das 4-Schritte-Grundgerüst für deinen Buchhaltungsworkflow

 

  1. Sammle regelmäßig alle Belege ein.
  2. Lade alle Belege in dein Buchhaltungstool hoch, bevor du zu buchen beginnst.
  3. Verbuche bzw. Kategorisiere alle hochgeladenen Belege in deinem Buchhaltungstool.
  4. Aktualisiere deine Bankumsätze und ordne die gebuchten Belege zu.

 

Wenn dein Grundgerüst steht, dann kannst damit beginnen, deinen Workflow weiter auszubauen. Schau doch mal, was ich morgen dazu im 2. Türchen für dich vorbereitet habe!