Wenn du meinen Blogartikel über die automatisierte Abrechnung von Mitgliederbereichen und Abozahlungen gelesen hast und jetzt gerne wissen möchtest, wie du deine wiederkehrenden Zahlungen in lexoffice abrechnen kannst, dann habe ich hier eine Anleitung zur Erstellung einer Serienrechnung für dich.
Was ist eine Serienrechnung in lexoffice?
Eine Serienrechnung in lexoffice ist eine Rechnung, die in einem festen Intervall, regelmäßig an deine Kunden versendet wird.
Du musst die Rechnung nur ein einziges mal anlegen und das Versandintervall festlegen. Den Rest erledigt lexoffice vollautomatisch für dich.
Neue Serienrechnung in lexoffice erstellen
Um eine neue Serienrechnung erstellen zu können, musst du eine neue Serienvorlage in lexoffice anlegen. Logge dich dazu in deinen lexoffice-Account ein und klicke im Dashboard in der oberen Menüleiste auf den Menüpunkt „Belege“.
Klicke anschließend links auf den grünen Button „Neuer Beleg“ und wähle dann „Serienrechnung“ aus.
Als erstes gibt du Name und Adresse deines Kunden ein. Falls es sich um einen Neukunden handelt, speichere die Daten gleich im Kontaktmanager ab. Fülle dazu das Adressfeld aus und klicke anschließend auf „+ Kunde anlegen“.
Kopfbereich, Belegpositionen und den Fußbereich füllst du genauso aus, wie du es von der gewöhnlichen Rechnungserstellung bereits kennst.
Konfiguration der Serienrechnung in lexoffice
Im Bereich „Serienrechnung konfigurieren“ wählst du nun aus, welche Einstellungen du für die Serienrechnung in lexoffice festlegen möchtest.
- Datum (erste Ausführung): Hier gibst du das Datum ein, an dem die Serienrechnung das erste Mal erstellt werden soll.
- Rechnungs-Intervall: Wähle aus, ob die Serienrechnung wöchentlich, 2-wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich erstellt werden soll.
- Aktiv bis einschließlich (optional): Wenn du bereits im Vorfeld weißt, wie lange dein Kunde Mitglied in deinem Programm ist, dann kannst du hier eintragen, wann die letzte Serienrechnung erstellt werden soll. Nach diesem Datum werden automatisch keine weiteren Rechnungen mehr für deinen Kunden erstellt.
- Datum/Zeitraum: Hier wählst du das Datum oder den Zeitraum für die Lieferung bzw. Leistung aus.
- Liefer-/Leistungsdatum oder -zeitraum rückwirkend: Setze hier den Haken, wenn du einen Zeitpunkt bzw. Zeitraum rückwirkend abrechnest.
- Layout: Hier kannst du auswählen, ob die Rechnung im Standardlayout erstellt werden soll oder ob du ein spezielles Rechnungslayout (Alternative) verwenden möchtest.
- Wie sollen die Rechnungen erzeugt werden? Hier legst du fest, ob die Rechnung gleich fertig erstellt und per E-Mail an deinen Kunden geschickt werden soll oder ob die Rechnung als Entwurf angelegt werden soll. In letzterem Fall musst du die Rechnung dann manuell abschließen und versenden.
- Rechnungsempfänger (E-Mail): Hier hinterlegst du die E-Mail-Adresse deines Kunden, an welche die Rechnung versendet werden soll.
Serienrechnung in lexoffice versandfertig machen
Rechts über dem Feld für die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers klickst du auf den grünen Text „E-Mail-Text anpassen“. Dort kannst du den Betreff und den Text der E-Mail, welche mit der Rechnung an deinen Kunden versendet wird, bearbeiten. Du kannst die Standard-Vorlage von lexoffice nutzen oder unter „Freitext“ deinen eigenen Text hinterlegen. Den Link zum Kundencenter kannst du aktivieren oder deaktivieren.
Ganz unten hast du noch die Auswahl, ob eine Kopie der E-Mail an dich versendet werden soll oder nicht.
Wenn du deinen E-Mail-Text fertig bearbeitet hast, dann klicke auf „Änderungen übernehmen“ und dann auf den grünen Button „Vorlage speichern“.
Wenn du auf den Reiter Belege klickst und dann links in der Menüauswahl ganz unten auf Serienvorlagen, wird dir eine Übersicht mit allen Vorlagen angezeigt. Hier hast du die Möglichkeit, diese zu bearbeiten, zu pausieren oder ganz zu löschen.
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