6 Bereiche der Buchhaltung
Als Solopreneur trägst du viele Hüte. Du bist gleichzeitig im Vertrieb, im Marketing, in der Kundenbetreuung und auch als Buchhalterin und im Controlling aktiv.
Was in großen Unternehmen in mehrere Abteilungen eingeteilt und von Experten mit Spezialwissen erledigt wird, landet bei dir auf einem einzigen Schreibtisch. Das ist manchmal überwältigend und gleichzeitig eine echte Stärke, wenn du weißt, was du da eigentlich tust.
Und auch hinter einzelnen Hüten steckt mehr, als man auf den ersten Blick sieht, zum Beispiel hinter dem Hut der Buchhaltung.
Denn der Begriff „Buchhaltung“ ist wie das Dach eines Hauses. Das Haus besteht aber aus mehreren Stockwerken, auf denen sich wiederum einzelne Wohnungen befinden.
Es gibt verschiedene Bereiche der Buchhaltung, die jeweils eine eigene Aufgabe haben. Manche kennst du vielleicht bereits, andere sind für dich als Solopreneur (noch) nicht relevant.
Aber je besser du verstehst, welche Bereiche es gibt und was sie leisten, desto leichter fällt es dir, Struktur in deinen Finanzalltag zu bringen.
In diesem Artikel zeige ich dir 6 Bereiche der Buchhaltung und was sie konkret für dich als Solopreneur bedeuten.
Diese Bereiche der Buchhaltung solltest du kennen
Alle Bereiche der Buchhaltung haben eine spezielle Aufgabe. In großen Unternehmen kümmern sich eigene Teams darum. Bei dir als Solopreneur fließen die Expertengebiete ineinander und alle Aufgaben landen auf deinem Schreibtisch.
Das Gute daran: Du musst nicht alle Bereiche gleich intensiv im Blick haben. Je nach Phase deines Business sind manche relevanter oder zeitintensiver als andere. Und manche kannst du mit der Zeit auch auslagern.
Folgende 6 Bereiche der Buchhaltung findest du auch in deinem Unternehmen:
Die FiBu
Die Finanzbuchhaltung, kurz FiBu, ist das Herzstück deiner Buchhaltung. Hier werden alle Einnahmen und Ausgaben erfasst, also alle Geschäftsvorfälle, die in deinem Unternehmen passieren.
Für dich als Solopreneur bedeutet das konkret: Jede Rechnung, die du stellst, jede Ausgabe, die du machst, und jede Zahlung, die auf deinem Konto eingeht, gehört in die FiBu. Sie liefert dir den Überblick über deinen wirtschaftlichen Erfolg und bildet die Grundlage für deinen Jahresabschluss beim Finanzamt.
Auch für dein Controlling und deine Quartals- und Jahresplanungen liefert die FiBu wichtige Informationen. Du siehst, für welche Bereiche, z.B. Fortbildungen oder Tools du Geld ausgegeben hast und welche Produkte den meisten Umsatz generiert haben.
Wie du deine Quartalsplanung am besten angehst, zeige ich dir in diesem Artikel.
Ob du deine Buchhaltung mit Stift und Papier oder mit einem Tool wie Lexware Office erledigst: Wenn du Rechnungen schreibst und bezahlst, befindest du dich im Bereich der FiBu.
Die Debitorenbuchhaltung
Debitor ist das buchhalterische Fachwort für Kunde. Die Debitorenbuchhaltung dreht sich also um alles, was mit deinen Kunden und deinen Forderungen zu tun hat.
Konkret bedeutet das: Sobald du eine Rechnung an einen Kunden schickst, hast du ihm gegenüber eine Forderung. Die Debitorenbuchhaltung überwacht, ob und wann diese Forderung bezahlt wird. Bleibt eine Zahlung aus, kümmert sie sich auch ums Mahnwesen.
Für dich als Solopreneur ist das der Bereich, in dem du den Überblick über deine offenen Kundenrechnungen behältst. Du weißt, wer dir noch etwas schuldet, wann Zahlungen fällig sind und wann es Zeit ist, eine Erinnerung zu schicken.
Außerdem liefert sie dir nützliche Auswertungen, zum Beispiel, welche Kunden besonders schnell zahlen oder welche Produkte den meisten Umsatz generieren.
Klingt nach viel? Mit einer gepflegten OPOS Liste hast du das schnell im Griff.
Die Kreditorenbuchhaltung
Kreditor ist das buchhalterische Fachwort für Lieferant. Die Kreditorenbuchhaltung ist somit das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung. Sie dreht sich um alles, was du selbst einkaufst und bezahlen musst.
Konkret bedeutet das: Jede Rechnung, die du von einem Dienstleister, Tool-Anbieter oder Lieferanten bekommst, ist eine Verbindlichkeit, also eine Forderung, die jemand anderes dir gegenüber hat.
Für dich als Solopreneur ist das der Bereich, in dem du den Überblick über deine offenen Lieferantenrechnungen behältst. Du weißt, welche Rechnungen noch bezahlt werden müssen, wann sie fällig sind und ob du für ausreichend Kontodeckung gesorgt hast.
Dieser Bereich der Buchhaltung liefert dir außerdem nützliche Auswertungen, zum Beispiel, wie viel du bei den einzelnen Anbietern oder Dienstleistern einkaufst. Diese Daten helfen dir dabei, neue Preise oder Rabatte mit deinen Anbietern zu verhandeln.
Auch hier gilt: Eine gepflegte OPOS Liste hilft dir, den Überblick zu behalten – diesmal auf der Ausgabenseite.
Die Anlagenbuchhaltung
Einer der Bereiche der Buchhaltung, den du als Solopreneur vielleicht noch nicht auf dem Schirm hast oder noch nicht brauchst: Die Anlagenbuchhaltung.
Sie kommt ins Spiel, wenn es um größere Anschaffungen für dein Business geht.
Die Anlagenbuchhaltung ist der Bereich der Buchhaltung, in dem alle Vermögensgegenstände verwaltet werden, die deinem Unternehmen langfristig nutzen sollen. Das sind zum Beispiel gekaufte Firmenwägen, Software, Büromöbel, Maschinen oder auch Gebäude und Grundstücke.
Der entscheidende Begriff in diesem Bereich ist die Abschreibung. Abschreibung, kurz AfA (Absetzung für Abnutzung) bedeutet, dass du einen Vermögensgegenstand nicht einfach als Ausgaben verbuchen darfst, sondern die Ausgabe auf die gesetzlich vorgegebene Nutzungsdauer verteilen musst.
Kaufst du zum Beispiel einen Schreibtisch für 1.000 €, kannst du diesen Betrag nicht einfach als einmalige Ausgabe verbuchen. Du musst die 1.000 € auf die gesetzlich vorgegebene Nutzungsdauer verteilen und anteilig in jedem Jahr eine Abschreibungssumme erfassen.
Der Gesetzgeber hat die Nutzungsdauer der verschiedenen Vermögensgegenstände in einer Tabelle festgelegt.
Der Grund: Der Schreibtisch aus unserem Beispiel nutzt sich ab oder wird im Laufe der Zeit weniger wert. Die Abschreibung spiegelt diesen realen Wertverlust in deiner Buchhaltung wieder.
Die Anlagenbuchhaltung hilft dabei, die korrekten Abschreibungssummen zu ermitteln. Dafür dokumentiert sie Anschaffungswert, Kaufdatum und Nutzungsdauer für jeden Vermögensgegenstand im Unternehmen.
Für dich als Solopreneur bedeutet das: Sobald du größere Anschaffungen machst, kommt die Anlagenbuchhaltung ins Spiel. Hier lohnt es sich, deinen Steuerberater einzubeziehen.
Die Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung ist einer der Bereiche der Buchhaltung, den du als Solopreneur nicht brauchst. Aber vielleicht wächst dein Unternehmen weiter und irgendwann schaffst du nicht mehr alles alleine. Dann möchtest du vielleicht einen Mitarbeiter einstellen. Daher finde ich es wichtig, dass du zumindest schon mal etwas von diesem Bereich gehört hast.
Die Lohnbuchhaltung kommt ins Spiel, sobald du Mitarbeiter einstellst. Egal ob Minijobber, Teilzeit- oder Vollzeitmitarbeiter: Sobald du Angestellte hast, bist du verpflichtet, Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen und Sozialabgaben sowie Lohnsteuer korrekt abzuführen.
Für dich als Solopreneur bedeutet das: Solange du alleine arbeitest, kannst du diesen Bereich getrost ignorieren. Planst du aber, dein Team durch Mitarbeiter zu erweitern, lohnt es sich, für die Lohnbuchhaltung von Anfang einen Experten, zum Beispiel einen Steuerberater, an der Seite zu haben.
Die Abschlussbuchhaltung
Ein Bereich der Buchhaltung, der von den meisten gar nicht als eigener Bereich wahrgenommen wird, ist die Abschlussbuchhaltung.
Hier werden Monats- und Quartalsabschlüsse erstellt, die während des laufenden Geschäftsjahres wichtige Daten liefern. Mit ihrer Hilfe können zum Beispiel Quartalsplanungen reflektiert und Strategien angepasst werden.
Am Ende des Geschäftsjahres werden alle Fäden im Jahresabschluss zusammengezogen. Er fasst alle Einnahmen, Ausgaben, Gewinne und Verluste eines Jahres zusammen.
Für die meisten Solopreneure übernimmt diesen Bereich der Steuerberater. Der Jahresabschluss ist die Grundlage für deine Steuererklärung und liefert dir wichtige Informationen über die wirtschaftliche Situation deines Business.
Für dich als Solopreneur bedeutet das: Du musst den Jahresabschluss nicht selbst beherrschen. Aber du solltest während des laufenden Jahres deine Monate und Quartale für dich bewerten können. Auf Basis dieser Auswertungen triffst du wichtige Entscheidungen für die nächsten Planungen.
Die Kostenrechnung
Die Kostenrechnung gehört streng genommen zu keinem Bereich der Buchhaltung. Ich möchte sie dir hier trotzdem noch kurz vorstellen, da sie dir auf Basis deiner Buchhaltungsdaten zeigt, ob dein Business wirklich profitabel ist.
Während die Finanzbuchhaltung alle Einnahmen und Ausgaben erfasst, geht die Kostenrechnung einen Schritt weiter: Sie analysiert, wo im Unternehmen Kosten entstehen und ob diese im Verhältnis zum Ertrag stehen.
Für dich als Solopreneur bedeutet das konkret: Welche deiner Angebote oder Projekte sind wirklich profitabel? Wie viel Zeit investierst du in ein Projekt und lohnt sich das finanziell? Sie ist dein Werkzeug für sichere Entscheidungen.
Die Kostenrechnung ist damit eng verwandt mit dem Controlling, also dem Bereich, der dir hilft, dein Business auf Basis von Zahlen zu steuern statt nach Bauchgefühl.
Mein Fazit
Wenn du deine Buchhaltung komplett selbst machst, trägst du alle 6 Bereiche der Buchhaltung plus die Kostenrechnung gleichzeitig in dir. Was in großen Unternehmen auf ganze Teams verteilt wird, erledigst du zusätzlich zu allem anderen, was dein Business von dir verlangt.
Das verdient Respekt.
Allein die Tatsache, dass du diesen Artikel liest, zeigt: Du überlässt deine Buchhaltung nicht dem Zufall und übernimmst Verantwortung für alle Bereiche.
Je besser du verstehst, welche Bereiche der Buchhaltung es gibt und was sie leisten, desto leichter fällt es dir, den Überblick zu behalten und zu entscheiden, was du selbst erledigst und was du auslagern möchtest.
Wenn du wissen möchtest, welche Regeln dir dabei helfen, die richtige Entscheidung zu treffen, dann lies gerne weiter: Buchhaltung selber machen oder auslagern? 3 einfache Regeln.