Du möchtest, dass deine Rechnungen nicht aussehen, wie eine 0815-Standardvorlage, sondern den individuelles Rechnungslayout in lexoffice* gestalten?

Dann möchte ich dir in diesem Artikel 3 Möglichkeiten zeigen, wie du mit dem Layout-Designer von lexoffice deine Rechnungen so gestaltest, dass am Ende ein für dich passendes Rechnungslayout entsteht.

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#1 Rechnungslayout in lexoffice: Schnell und einfach erstellen mit dem Layout-Designer

Wenn du dich in deinen lexoffice Account einloggst, dann findest du rechts oben im Menü das Zahnradsymbol. Klicke es an und wähle dann den Menüpunkt „Drucklayout“ aus.

Jetzt befindest du dich im Layout-Designer. Er bietet dir die Möglichkeit, dein Rechnungslayout in lexoffice schnell und einfach zu designen.

Arbeite Schritt für Schritt die einzelnen Bereiche durch, welche ich dir im Folgenden genauer erkläre. Denke bitte immer daran, den grünen „Speichern-Button“ am Ende zu klicken, wenn du einen Bereich fertig bearbeitet hast.

Basislayout

Um dein Rechnungslayout in lexoffice gestalten zu können, benötigst du als erstes ein sogenanntes Basislayout. Wähle dazu auf der rechten Seite eine Variante aus den 5 Vorlagen aus.

Im nächsten Schritt kannst du weitere Einstellungen vornehmen. Setze bzw. entferne dazu einfach die Häkchen bei der jeweiligen Option.

Lege fest, ob du deine eigene Firmenadresse im Headerbereich der Rechnung angezeigt haben möchtest oder nicht.

Versendest du deine Rechnungen per Post? Dann sind Falzmarken gute Helfer. Mit Hilfe der Falzmarken kannst du die Rechnung so falten, dass das Adressfeld des Empfängers auch im Sichtfenster des Briefumschlages zu sehen ist.

Wenn du wissen möchtest, wie ein Seitenumbruch innerhalb einer Rechnungsposition aussieht, dann stelle im oberen Bereich des Layout-Designers die Ansicht von „Einseitig“ auf „Mehrseitig“ um. Dadurch werden weitere Beispielseiten angezeigt und du siehst sofort, wie sich das Rechnungslayout in lexoffice mit und ohne Seitenumbruch verändert.

Belegkennung (Belegart + Nr.) auf Folgeseiten anzeigen solltet du auswählen, wenn du z.B. die Rechnungsnummer auf allen Seiten deiner Rechnung angezeigt haben möchtest. Wählst du die Position nicht aus, erscheint die Rechnungsnummer nur auf der ersten Seite. Auch hier hilft dir die mehrseitige Ansicht, um die Veränderungen testen zu können.

Im Bereich des Adressfeldes, also das, was später im Sichtfenster eines Briefumschlages zu sehen wäre, kannst du noch weitere Einstellungen vornehmen.

Absenderadresse im Adressfeld drucken bedeutet, dass über dem Adressfeld des Empfängers deine Adresse angezeigt wird. Lege hier fest, ob du sie im Headerbereich oder im Adressfeldbereich anzeigen lassen möchtest oder in beiden Bereichen.

Mit der Positionskorrektur schiebst du das Adressfeld noch nach links und rechts bzw. oben und unten. Diese Funktion kommt vor allem bei individuellem Briefpapier zum Einsatz.

Logo & Briefpapier

Hier hast du die Möglichkeit, dein eigenes Logo ins Rechnungslayout in lexoffice hochzuladen und einzubinden.

Die Möglichkeit, eigenes Briefpapier zu verwenden, erkläre ich dir weiter unten im Artikel nochmal genauer.

Dokumenteneinstellung

Jetzt geht es an die Feinheiten!

Lege fest, welche Schriftart und welche Schriftgrößen du in deiner Rechnungsvorlage verwenden möchtest. Klicke dich durch die einzelnen Positionen einfach durch und schau dir in der Vorschau immer wieder an, wie sich deine Vorlage verändert. Nutze auch die Möglichkeiten mit dem Button „U“ für unterstreichen bzw. dem Button „F“ für Fettdruck hinter dem Feld der Schriftgröße deine Rechnung noch weiter zu designen.

Lege deine Seitenränder fest und die Position der Anzeige der Seitenzahlen. Wähle hier entweder aus 3 Vorlagen aus oder blende durch entfernen des Häkchens bei „Seitenzahl anzeigen“ die Seitenanzahlen auf deiner Rechnung komplett aus.

Tabelleneinstellungen

In der Tabelle werden später deine einzelnen Rechnungspositionen angezeigt. Wähle hier für dein Rechnungslayout in lexoffice zunächst auf der rechten Seite eine der 7 Vorlagen aus und lege fest, ob du die Spaltenüberschriften grau hinterlegen möchtest oder nicht.

Als nächstes legst du fest, wie der Gesamtbetrag deiner Rechnung dargestellt werden soll. Wähle auch hier zunächst auf der rechten Seite eine der 6 Vorlagen aus. Du kannst durch setzen des Häkchens bei „Gesamtsumme grau hinterlegen“ die Rechnungssumme nochmal extra hervorheben und du legst fest, ob der Text zu Zwischensumme, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag link- oder rechtsbündig im Tabellenfeld stehen soll.

Im Einstellungsbereich Codes kannst du festlegen, ob du eine Artikel- oder GTIN/EAN-Nummer deiner Artikel auf deiner Rechnung anzeigen lassen möchtest oder nicht. Wähle eine der beiden Nummern durch Setzen des Häkchens aus und füge ggf. im Textfeld noch eine Beschreibung z.B. „EAN“ hinzu. Dieser Text wird auf der Rechnung anschließend vor der Nummer angezeigt. Setzt du keines der beiden Häkchen, werden keine der beiden Nummernarten angezeigt.

Weiter geht es mit den Tabellenspalten. Durch Setzen bzw. Entfernen der Häkchen legst du fest, welche Spalten in deinem Rechnungsdesign später angezeigt werden sollen.

Durch einen Klick in das Textfeld, kannst du die Überschriften der einzelnen Spalten bearbeiten. Mit dem Button hinter dem Textfeld wählst du aus, ob die Überschrift rechts- oder linksbündig oder zentriert ausgerichtet sein soll.

Wenn du mit gedrückter linker Maustaste auf die sechs Pünktchen hinter dem Button klickst und eine bestimmte Spalte nach unten oder oben ziehst, dann kannst du die Spalten in einer beliebigen Reihenfolge sortierten.

In der Vorschauansicht in der Mitte des Bildschirms siehst du über den einzelnen Tabellenspalten grüne Doppelpfeile. Mit ihrer Hilfe kannst du die Breite der einzelnen Spalten anpassen.

Im oberen Bereich des Layout-Designers hast du noch die Möglichkeit, dir die Rabattspalte anzeigen zu lassen. Die Rabattspalte wird später im Rechnungslayout in lexoffice nur dann angezeigt, wenn du auch einen Rabatt für bestimmte Artikel oder die komplette Rechnung hinterlegt hast.

Fußzeile

Zu guter Letzt ist die Fußzeile deiner Rechnung an der Reihe.

Auch hier wählst du aus den 6 Vorlagen eine für dich passende aus. Lege durch Setzen bzw. Entfernen des Häkchens fest, ob du deine Umsatzsteueridentifikationsnummer (kurz UST-ID) anzeigen lassen möchtest oder nicht.

Du hast die Möglichkeit, entweder nur eine oder mehrere Bankverbindungen auf deiner Rechnung anzeigen zu lassen. Um ein Bankkonto im Rechnungslayout in lexoffice hinterlegen zu können, musst du es entweder zuvor unter dem Reiter Finanzen/Bank im Dashboard von lexoffice anlegen (empfohlen!) oder du nutzt die Option „Neue Bankverbindung anlegen“ direkt im Layout-Designer.

Solltest du noch keine Bankverbindung in lexoffice hinterlegt haben, lass diesen Schritt einfach aus. Du kannst jederzeit zu diesem Schritt zurückkehren und die Bankverbindung nachtragen.

Die Fußzeile besteht standardmäßig aus 3 Spalten: der Firmenadresse, den Firmenzusätzen und der Bankverbindung. Du kannst du Setzen oder Entfernen des Häkchens festlegen, welche Spalten in der Fußzeile angezeigt werden sollen. Wenn du mit gedrückter linker Maustaste auf die sechs Pünktchen hinter der Bezeichnung klickst und eine bestimmte Spalte nach unten oder oben ziehst, dann kannst du die Spalten in einer beliebigen Reihenfolge sortierten.

Die Inhalte der Spalten nimmt lexoffice aus den von dir hinterlegten Firmendaten. Möchtest du z.B. die Faxnummer, deine E-Mail-Adresse oder den Ort deines Firmensitzes nicht in der Fußzeile angezeigt bekommen oder ändern, musst du die Firmendaten entsprechend anpassen. Klicke hierzu rechts oben auf das Zahnradsymbol und wähle „Firmendaten“.

#2 Individuelles Rechnungslayout mit eigenem Briefpapier

Wenn du dein Rechnungslayout in lexoffice gerne etwas individueller gestalten möchtest, dann kannst du dein ganz eigenes Briefpapier verwenden.

Erstelle dir z.B. in einem Grafikprogramm dein individuelles Briefpapier. Speichere es anschließend als PDF-Datei ab. Logge dich in deinen lexoffice Account ein.

Klicke rechts oben im Menü auf das Zahnradsymbol und wähle dann den Menüpunkt „Drucklayout“ aus. Du befindest dich jetzt wieder im Layout-Designer.

Wähle auf der linken Seite direkt den Bereich „Logo & Briefpapier“ aus, klicke auf „Briefpapier hochladen“ und wähle deine gerade gespeicherte PDF-Datei aus.

Nun wird es spannend! Passe im Bereich „Basislayout“ alle Einstellungen so an, dass sie zu deinem Rechnungsdesign passen. Probiere verschieden Vorlagen aus und blende einzelne Angaben ein bzw. aus, um das perfekte Zusammenspiel zwischen Systemvorgaben und deinem individuellen Briefpapier herauszufinden.

Wenn du gerne dein eigenes Briefpapier verwenden möchtest, aber an den Designhürden verzweifelst, dann helfe ich dir sehr gerne in einem individuellen 1:1-Workshop weiter.

#3 Unterschiedliche Rechnungslayouts für unterschiedliche Unternehmensbereiche

Im Layout-Designer legst du das Standardlayout für deine Rechnungen fest. Diese Designvorlage ist standardmäßig ausgewählt, wenn du eine Rechnung erstellt hast und am Schluss auf den grünen Button „Weiter zur Vorschau“ klickst. Du hast allerdings auch die Möglichkeit, mehrere verschiedene Layouts anzulegen.

Ein Beispiel: Du bist Hundetrainer und hast eine Hundeschule. Wenn ein Kunde sich in der Hundeschule anmeldet, stellst du ihm die Kursgebühren in Rechnung. Zweimal in der Woche gibst du Ernährungskurse für Hunde. An diesen Kursen können auch Hundehalter teilnehmen, die nicht in der Hundeschule angemeldet sind. Für deine Ernährungskurse möchtest du daher ein anderes Rechnungsdesign verwenden, als für die Hundeschule selbst.

Nachdem du den Button „Weiter zur Vorschau“ bei der Erstellung einer Rechnung angeklickt hast, kannst du auf der rechten Seite ein Rechnungslayout auswählen. Hast du bereits mehrere angelegt, dann findest du sie dort in der Übersicht.

Wenn du nun ein neues Rechnungslayout anlegen möchtest, dann klicke auf das ausgegraute Feld mit der Bezeichnung „Alternative anlegen“.

Anschließend wirst du wieder in den Layout-Designer weitergeleitet, wo du, dein neues Rechnungslayout in lexoffice gestalten kannst. Denke wieder daran, jede Änderung über den grünen Button „Speichern“ am Ende eines jeden Bereiches zu speichern.

Wenn du fertig bist, dann schließe das Fenster des Layout-Designers einfach über das X oben rechts. Dein neues Design ist jetzt angelegt, heißt „Alternative“ und ist grün hinterlegt. Wenn du mit der Maus über das Feld fährst, erscheinen drei Punkte. Mit einem Klick auf die drei Punkte kannst du deine Vorlage umbenennen und so später leichter zuordnen.

In unserem Beispiel könntest du es z.B. Ernährungskurse nennen.

Du kannst nun bei jeder neuen Rechnung auswählen, ob du das Standardlayout für die Hundeschule auswählen möchtest und das Layout für die Ernährungskurse.

ACHTUNG: Sobald du die Rechnung abgeschlossen hast, kannst du das Layout nicht mehr ändern!

Layout-Designs kannst du neben dem Rechnungslayout auch für Angebote, Aufträge und Lieferscheine erstellen.

Viel Spaß beim Designen!

Und wenn du Fragen hast, dann schreibe mir gerne eine E-Mail.