Mehr Kundenrechnungen, mehr Lieferantenrechnungen, mehr Überblick nötig!
Je größer dein Business wird, umso mehr Offene Posten wirst du in deiner Buchhaltung verwalten müssen.
Aber was sind eigentlich Offene Posten, was ist eine OPOS Liste und wie verwaltest du diese in lexoffice*?
Diesen Fragen gehen wir heute auf den Grund!
Bei den mit *gekennzeichneten Links handelt es sich um Affiliate-Links. Wenn du ein Produkt über diesen Link kaufst, erhalte ich eine Provision. Der Preis ändert sich für dich dadurch nicht.
Was bedeutet Offene Posten?
Unter dem Sammelbegriff „Offene Posten“ oder kurz OPOS (O=Offene und POS=Posten) werden alle Rechnungen zusammengefasst, welche vom Unternehmen noch nicht bezahlt wurden und alle Rechnungen, welche von deinen Kunden noch an dich bezahlt werden müssen.
Wenn du also eine Rechnung an einen Kunden schreibst oder etwas einkaufst und dafür die Rechnung in deiner Buchhaltung erfasst, gelten diese Rechnungen solange als Offene Posten, bis entweder dein Kunde seine Rechnung bezahlt oder du die Rechnung bei deinem Lieferanten bezahlst.
Was ist eine OPOS Liste und für was ist sie gut?
Zwischen anstehenden Abbuchungen, Kreditkartenzahlungen und Überweisungen kann man schnell mal den Überblick verlieren, welche Kundenrechnungen noch offen sind und welche Rechnungen man selbst noch bezahlen muss.
Um sich schnell Klarheit verschaffen zu können, nutzt man die sogenannte OPOS Liste.
In dieser Liste werden alle Rechnungen, zu denen der sogenannte Geldfluss fehlt, aufgelistet. Dabei kannst du festlegen, ob du alle unbezahlten Rechnungen, nur unbezahlten Lieferantenrechnungen oder nur unbezahlte Kundenrechnungen anzeigen lassen möchtest.
Die OPOS Liste ist in der Regel nach Fälligkeitsdatum sortiert, d.h. die nächste Rechnung, die zur Zahlung fällig wird, steht ganz oben.
Das bietet dir den Vorteil auf einen Blick zu sehen, welche Kunden z.B. Rechnungen von dir bekommen, aber noch nicht bezahlt haben. Überschreiten sie den Zeitraum, den du ihnen für die Zahlung zur Verfügung gestellt hast, dann werden sie als fällig oder überfällig gekennzeichnet. Diese Kunden kannst du dann anschreiben und an die Zahlung erinnern.
Die OPOS Liste funktioniert natürlich auch für die Rechnungen, die du noch bezahlen musst. Auch deine Lieferanten geben dir einen gewissen Zeitraum vor, in welchem du die Rechnungen bezahlen musst, denn auch für sie sind diese Rechnungen Offene Posten. Hast du z.B. einen festen Zahltag in der Woche, dann kannst du in deiner OPOS Liste auf einen Blick sehen, welche Rechnungen bereits zur Zahlung fällig sind oder bis zum nächsten Zahltag fällig werden.
Bezahle immer die Rechnungen, die bis zum nächsten Zahltag fällig werden, um nicht in Verzug zu geraten. Wenn du deine Rechnungen hauptsächlich per Lastschrift bezahlst, kannst du in deiner Liste außerdem sehen, welche Rechnungen bis zum nächsten Zahltag noch abgebucht werden und so für ausreichend Kontodeckung sorgen.
Wie wirkt sich die OPOS Liste langfristig auf mein Business aus?
Die OPOS Liste bietet dir einen schnellen Überblick über alle noch Offenen Posten. Du siehst alle noch fehlende Zahlungseingänge und noch anstehende Zahlungsausgänge übersichtlich aufgelistet. Beides beeinflusst die Liquidität, also die Zahlungsfähigkeit, deines Unternehmens.
Sorge für so wenig offene Posten bei deinen Kundenrechnungen, um lange Zahlungsausfälle zu vermeiden. Erinnere deine Kunden zeitnah an offenen Rechnungen und sorge für eine gute Planungsgrundlage, um für ausreichende Kontodeckung für anstehende Zahlungen an deine Lieferanten sorgen zu können.
Dadurch verbesserst du langfristig die Liquidität in deinem Unternehmen.
Wie erstelle ich eine OPOS Liste in lexoffice?
Um in lexoffice eine OPOS Liste zu erstellen, musst du dich zunächst in dein lexoffice Dashboard einloggen. In der oben Menüleiste findest du den Menüpunkt „Buchhaltung“ und den Unterpunkt „Offene Posten“.
Über das Dropdown-Menü kannst du nun auswählen, ob du offenen Kundenrechnungen oder offenen Lieferantenrechnungen angezeigt haben möchtest.
Das zweite Dropdown-Menü bietet dir die Möglichkeit, einzelne Kunden oder Lieferanten anzeigen zu lassen oder eine Übersicht über alle offenen Kunden- bzw. Lieferantenrechnungen.
Durch Klick auf den Namen der angezeigten Kunden bzw. Lieferanten kannst du dir die einzelnen Rechnungen und deren Fälligkeit zum jeweiligen Kunden- bzw. Lieferantenkonto anzeigen lassen.
Am Ende der jeweiligen Zeile findest du den Gesamtbetrag, der noch an diesen Lieferanten zu bezahlen ist bzw. welchen du noch von diesem Kunden bekommst.
Unten rechts findest du noch die Gesamtsumme aller offenen Lieferantenrechnungen und aller offenen Kundenrechnungen.
Über den grünen Button „Drucken“ oben rechts kannst du dir die OPOS Liste auch ausdrucken oder als PDF speichern und weiter bearbeiten.
Hast du Fragen zur Arbeit mit lexoffice? Dann schreibe mir gerne eine E-Mail.