Offene Posten in lexoffice

7 Jan 2024 | lexoffice, WERBUNG

Je größer dein Business wird, umso mehr Rechnung wirst du jeden Monat an deine Kunden versenden. Im Gegenzug wirst du auch immer mehr Rechnungen bekommen, die du bezahlen musst.

Damit du den Überblick über deine offenen Kunden- und Lieferantenrechnungen nicht verlierst, verwaltet lexoffice* alle unbezahlten Rechnungen in einer sogenannten OPOS Liste.

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Was bedeutet OPOS?

OPOS steht für „Offene Posten“. Unter diesem Sammelbegriff werden alle Rechnungen zusammengefasst, welche vom Unternehmen noch nicht bezahlt wurden und alle Rechnungen, welche von deinen Kunden noch an dich bezahlt werden müssen.

Sobald du also eine Rechnung an einen Kunden schreibst oder etwas einkaufst und dafür die Rechnung in deiner Buchhaltung verbuchst, landet diese Rechnung in der OPOS Liste.

Welche Vorteile hat die OPOS Liste?

Zwischen Abbuchungen, Kreditkartenzahlungen und Überweisungen kann man schnell mal den Überblick verlieren, welche Kundenrechnungen noch offen sind und welche Rechnungen man selbst noch bezahlen muss.

In der OPOS Liste werden deshalb alle Rechnungen angezeigt, zu denen der sogenannte Geldfluss fehlt, also Rechnungen die entweder von dir an deine Lieferanten oder von deinen Kunden an dich noch bezahlt werden müssen.

Die OPOS Liste ist in der Regel nach Fälligkeitsdatum sortiert, d.h. die nächste Rechnung, die zur Zahlung fällig wird, steht ganz oben.

Das bietet dir den Vorteil auf einen Blick zu sehen, welche Kunden z.B. Rechnungen von dir bekommen haben, aber noch nicht bezahlt haben. Überschreiten sie den Zeitraum, den du ihnen für die Zahlung zur Verfügung gestellt hast, dann werden sie als fällig oder überfällig gekennzeichnet. Diese Kunden kannst du dann anschreiben und an die Zahlung erinnern.

Die OPOS Liste funktioniert natürlich auch für die Rechnungen, die du noch bezahlen musst. Auch deine Lieferanten geben dir einen gewissen Zeitraum vor, in welchem du die Rechnungen bezahlen musst. Hast du z.B. einen festen Zahltag in der Woche, dann kannst du in deiner OPOS Liste auf einen Blick sehen, welche Rechnungen bereits zur Zahlung fällig sind oder bis zum nächsten Zahltag fällig werden.

Bezahle immer die Rechnungen, die bis zum nächsten Zahltag fällig werden, um nicht in Verzug zu geraten. Wenn du deine Rechnungen hauptsächlich per Lastschrift bezahlst, kannst du in der OPOS Liste außerdem sehen, welche Rechnungen bis zum nächsten Zahltag noch abgebucht werden und so für ausreichend Kontodeckung sorgen.

Wie wirkt sich die OPOS Liste langfristig auf mein Business aus?

Die OPOS Liste bietet dir einen schnellen Überblick über noch fehlende Zahlungseingänge und noch anstehende Zahlungsausgänge. Beides beeinflusst die Liquidität, also die Zahlungsfähigkeit, deines Unternehmens.

Die OPOS Liste hilft dir, lange Zahlungsausfälle zu vermeiden, indem zu deine Kunden zeitnah an offenen Rechnungen erinnern kannst und bietet dir eine gute Planungsgrundlage, um für ausreichende Kontodeckung für anstehende Zahlungen sorgen zu können.

Somit hilft dir die OPOS Liste die Liquidität in deinem Unternehmen zu verbessern.

Wie erstelle ich eine OPOS Liste in lexoffice?

Um in lexoffice eine OPOS Liste zu erstellen, musst du dich zunächst in dein lexoffice Dashboard einloggen. In der oben Menüleiste findest du den Menüpunkt „Buchhaltung“ und den Unterpunkt „Offene Posten“.

Über das Dropdown-Menü kannst du nun auswählen, ob du offenen Kundenrechnungen oder offenen Lieferantenrechnungen angezeigt haben möchtest.

Das zweite Dropdown-Menü bietet dir die Möglichkeit, einzelne Kunden oder Lieferanten anzeigen zu lassen oder eine Übersicht über alle offenen Kunden- bzw. Lieferantenrechnungen.

Durch Klick auf den Namen der angezeigten Kunden bzw. Lieferanten kannst du dir die einzelnen Rechnungen und deren Fälligkeit zum jeweiligen Kunden- bzw. Lieferantenkonto anzeigen lassen.

Am Ende der jeweiligen Zeile findest du den Gesamtbetrag, der noch an diesen Lieferanten zu bezahlen ist bzw. welchen du noch von diesem Kunden bekommst.

Unten rechts findest du noch die Gesamtsumme aller offenen Lieferantenrechnungen und aller offenen Kundenrechnungen.

Über den grünen Button „Drucken“ oben rechts kannst du dir die OPOS Liste auch ausdrucken oder als PDF speichern und weiter bearbeiten.

Hast du Fragen zur Arbeit mit lexoffice? Dann schreibe mir gerne eine E-Mail.

Stephanie Keller
Businesszahlen einfach erklärt

Als die gute Fee der Zahlen erfülle ich dir den Wunsch zu verstehen, was deine Businesszahlen bedeuten, deine Buchhaltung in kürzester Zeit zu erledigen und dir ein regelmäßiges Unternehmergehalt leisten zu können.

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