Ich werde oft gefragt, wie die Umsätze der Kreditkarte in lexoffice erfasst werden können. Dabei kommt es ganz darauf an, welche „Art“ von Kreditkarte du benutzt. 

In diesem Artikel möchte ich mir mit dir zusammen die verschiedenen Arten einer Kreditkarte einmal genauer anschauen und dir zeigen, welche Möglichkeiten du hast, deine Kreditkartenumsätze in lexoffice zu erfassen.

Arten von Kreditkarten

Bestimmt hast du deinen lexoffice-Account mit deinem Bankkonto oder auch deinem PayPal-Konto verknüpft. Dann weißt du auch, wie super einfach es ist, neue Bankumsätze in lexoffice einzuspielen. 

Manche Banken aktualisieren sich ganz von selbst, bei anderen genügt der Klick auf den Aktualisierungsbutton. Deine Kreditkarte ist im Grunde nichts anderes als ein Bankkonto. Auch hier solltest du, wie beim Bankkonto auch, eine eigene Kreditkarte für dein Unternehmen nutzen und nicht deine private Karte.

Es gibt 3 verschiedene Möglichkeiten, wie so eine Kreditkarte funktionieren kann.

Die Prepaid-Kreditkarte:
Hier musst du vorab einen gewissen Betrag von deinem Bankkonto auf dein Kreditkartenkonto überweisen. Mit diesem Guthaben kannst du dann so lange bezahlen, bis es aufgebraucht ist.

Die Debit-Karte:
Bei dieser Art von Kreditkarte wird der Zahlungsbetrag direkt 1:1 von deinem Bankkonto abgebucht.

Die Kreditkarte:
Bei der „normalen“ Kreditkarte bezahlst du deine Einkäufe ebenfalls mit deiner Kreditkarte. Der Zahlungsbetrag wird aber nicht direkt vom Bankkonto eingezogen, sondern die Abrechnung findet gesammelt, meist einmal im Monat, statt. Von deinem Bankkonto werden also nicht 1:1 die einzelnen Zahlungsbeträge abgebucht, sondern einmalig die Summe aller Umsätze in einem gewissen Zeitraum.

Was du nicht tun solltest!

Nutzt du eine Prepaid- oder „normale“ Kreditkarte, hast du auf deinem Bankkonto keine einzelnen Abbuchungen für deine Zahlungen, sondern eine Sammelbuchung. Entweder über die Summe, mit welcher du deine Prepaid-Kreditkarte augeladen hast oder über die Summe der Abbuchungen, welche im letzten Abrechnungszyklus deiner Kreditkarte zusammengekommen ist.

Nun gibt es in lexoffice die Möglichkeit, einer Buchung mehrere Belege zuzuordnen. Man könnte also meinen, es sei am einfachsten, einfach der Sammelbuchung auf dem Bankkonto alle Belege, welche mit der Prepaid- oder „normale“ Kreditkarte bezahlt wurden, zuzuordnen. Davon möchte ich dir aber abraten.

Bei einer Prepaid-Kreditkarte wirst du immer das Problem haben, den letzten Beleg aufteilen zu müssen, weil du dein Guthaben nie genau auf 0 € aufbrauchen wirst. Wenn du dann zwischendrin die Karte auflädst und mit dem neuen Guthaben bezahlst, vom alten Guthaben aber noch nicht alle Belege hast, dann wird es ziemlich kompliziert, alles richtig zuzuordnen.

Bei der „normalen“ Kreditkarte mag diese Möglichkeit noch funktionieren, solange du nicht viele Belege in einem Abrechnungszyklus hast. Sobald es aber mehr Belege werden, wird es auch hier ziemlich unübersichtlich.

Ein weiterer Nachteil dieser Methode ist, wenn du die Zuordnung zu einem Beleg im Nachhinein nochmal lösen musst, dann musst du alle zugeordneten Belege zu dieser einen Buchung lösen und später auch alle wieder zuordnen. Je nach dem, wie viele Belege du hast, kann das ein ziemliches Chaos geben.

Deswegen ist meine Empfehlung: Lege deine Kreditkarte als separates Bankkonto an!

Kreditkartenumsätze in lexoffice importieren

Nutzt du eine Prepaid- oder eine „normale“ Kreditkarte, überprüfe zunächst, ob du deine Kreditkarte direkt mit lexoffice verbinden kannst. Klicke hierzu im Dashboard auf den Reiter Finanzen, dann auf Bank und dann oben rechts auf die drei Punkte. Wähle „+ Konto hinzufügen“ aus und dann den ersten Auswahlpunkt „Neues Konto“. Klicke anschließend auf „weiter“.

Jetzt kannst du nach deiner Bank bzw. deiner Kreditkarte suchen. Lexoffice zeigt dir an, ob für die Karte Onlinebanking unterstützt wird oder nicht. Wenn Onlinebanking unterstützt wird, dann verbinde deine Kreditkarte direkt mit lexoffice, so wie du es auch bei deinem Bankkonto gemacht hast. Die Umsätze werden nun automatisch importiert. Wenn kein Onlinebanking angeboten wird, dann wähle „Konto anlegen“ und importiere deine Umsätze mit Hilfe einer csv.-Datei in lexoffice.

Nutzt du eine Debit-Karte, musst du diese nicht extra als eigenes Konto in lexoffice anlegen, da die Umsätze 1:1 direkt von deinem Bankkonto abgebucht werden. Hier kannst du deine Zahlungsbelege direkt im Bankkonto zuordnen, so, als wäre die Buchung per Abbuchung vom Bankkonto erfolgt.

Umsätze einer Prepaid-Kreditkarte zuordnen

Wenn du eine Prepaid-Kreditkarte nutzt, dann siehst du als erstes auf deinem Bankkonto eine Abbuchung über den Betrag, mit dem du deine Prepaid-Karte zuletzt aufgeladen hast. Auf dem Bankkonto hast du also einen Geldabgang. In der Umsatzübersicht deines Kreditkartenkontos hast du in gleicher Höhe einen Geldeingang. Anschließend erscheinen auf deinem Kreditkartenkonto die Zahlungen, welche du von dem Guthaben auf deiner Kreditkarte bezahlst. Diesen Buchungen ordnest du deine Zahlungsbelege zu. Ist dein Guthaben aufgebraucht und du lädst deine Karte erneut auf, beginnt der Workflow von vorn.

Umsätze einer „normalen“ Kreditkarte zuordnen

Bei dieser Art von Kreditkarte siehst du als erstes die Zahlungen auf deinem Kreditkartenkonto, welche du mit der Kreditkarte getätigt hast. Du musst ihr also, anders als bei der Prepaid-Kreditkarte, nicht im Vorfeld Geld bezahlen, sondern erst im Nachhinein – wie bei einem kleinen Kredit. Auch bei dieser Art von Kreditkarte ordnest du deine Zahlungsbelege den Umsätzen im Kreditkartenkonto zu.

Wenn du die Kreditkartenabrechung am Ende eines Abrechnungszeitraums erhältst, findest du auf dem Bankkonto einen Geldabgang. Dieser Betrag ist die Summe aus allen Kreditkartenzahlungen des letzten Abrechnungszeitraums. Auf dem Kreditkartenkonto siehst du in gleicher Höhe einen Geldeingang. Damit ist dein Kreditkartenkonto wieder ausgeglichen – der Kredit sozusagen zurückgezahlt. Beginnt ein neuer Abrechnungszeitraum, beginnt auch der Workflow wieder von vorne.

Wenn du Unterstützung beim Einrichten deiner Kreditkarte in lexoffice benötigst, dann melde dich gerne bei mir oder buche dir direkt einen Erste-Hilfe-Call.