Kreditkartenabrechnung in lexoffice buchen

23 Feb 2023 | lexoffice, WERBUNG

Ich werde oft gefragt, wie man eine Kreditkartenabrechnung in lexoffice buchen kann. Dabei kommt es ganz darauf an, welche „Art“ von Kreditkarte du benutzt. 

In diesem Artikel möchte ich mir mit dir zusammen die verschiedenen Arten einer Kreditkarte einmal genauer anschauen und dir zeigen, wie du deine Kreditkartenabrechnung in lexoffice* buchen kannst.

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Arten von Kreditkarten

Bestimmt hast du deinen lexoffice-Account mit deinem Bankkonto oder auch deinem PayPal-Konto verknüpft. Dann weißt du auch, wie super einfach es ist, neue Bankumsätze in lexoffice einzuspielen. 

Manche Banken aktualisieren sich ganz von selbst, bei anderen genügt der Klick auf den Aktualisierungsbutton. Genau so einfach ist es, wenn du deine Kreditkartenabrechnung in lexoffice buchen möchtest. Deine Kreditkarte ist nämlich im Grunde nichts anderes als ein separates Bankkonto. Auch hier solltest du, wie beim Bankkonto auch, eine eigene Kreditkarte für dein Unternehmen nutzen und nicht deine private Karte.

Es gibt 3 verschiedene Möglichkeiten, wie so eine Kreditkarte funktionieren kann.

Die Prepaid-Kreditkarte:
Hier musst du vorab einen gewissen Betrag von deinem Bankkonto auf dein Kreditkartenkonto überweisen. Mit diesem Guthaben kannst du dann so lange bezahlen, bis es aufgebraucht ist. Für die PrePaid-Kreditkarte erhältst du regelmäßig eine Kreditkartenabrechnung.

Die Debit-Karte:
Bei dieser Art von Kreditkarte wird der Zahlungsbetrag direkt 1:1 von deinem Bankkonto abgebucht. Du erhältst in der Regel keine eigene Kreditkartenabrechnung.

Die Kreditkarte:
Bei der „normalen“ Kreditkarte bezahlst du deine Einkäufe mit deiner Kreditkarte. Der Zahlungsbetrag wird aber nicht direkt vom Bankkonto eingezogen, sondern die Abrechnung findet gesammelt, meist einmal im Monat, statt. Von deinem Bankkonto werden also nicht 1:1 die einzelnen Zahlungsbeträge abgebucht, sondern einmalig die Summe aller Umsätze für einen gewissen Zeitraum. Du erhältst anschließend eine Kreditkartenabrechnung mit allen Umsätzen für den jeweiligen Zeitraum.

Was du nicht tun solltest!

Nutzt du eine Prepaid- oder „normale“ Kreditkarte, hast du auf deinem Bankkonto keine einzelnen Abbuchungen für deine Zahlungen, sondern eine Sammelbuchung. Entweder über die Summe, mit welcher du deine Prepaid-Kreditkarte aufgeladen hast oder über die Summe der Zahlungen, welche du im letzten Abrechnungszyklus mit deiner Kreditkarte getätigt hast.

Nun gibt es in lexoffice die Möglichkeit, einer Buchung mehrere Belege zuzuordnen. Du könntest also, wenn du die Kreditkartenabrechnung in lexoffice buchen möchtest, einfach alle Belege, welche du auf deiner Abrechnung findest, diesem einen Bankumsatz zuzuordnen. Am Ende müsste die Gesamtsumme aller Belege genau den Betrag ergeben, welcher vom Bankkonto abgebucht wurde.

Davon möchte ich dir aber abraten!

Bei einer Prepaid-Kreditkarte wirst du immer das Problem haben, den letzten Beleg aufteilen zu müssen, weil du dein Guthaben nie genau auf 0 € aufbrauchen wirst. Ein Teil der Rechnung wurde also vom alten Guthaben bezahlt und der andere Teil vom neuen Guthaben.

Wenn du dann die Karte auflädst und mit dem neuen Guthaben bezahlst, vom alten Guthaben aber noch nicht alle Belege hast, dann wird es ziemlich kompliziert, die richtigen Belege dem richtigen Bankumsatz zuzuordnen.

Bei der „normalen“ Kreditkarte mag diese Möglichkeit noch funktionieren, solange du nicht viele Belege in einem Abrechnungszyklus hast. Sobald es aber mehrere Belege werden, wird es auch hier ziemlich unübersichtlich.

Ein weiterer Nachteil dieser Methode wird deutlich, wenn du die Zuordnung zu einem Beleg im Nachhinein nochmal lösen musst. Dann musst du nämlich alle zugeordneten Belege zu dieser einen Buchung lösen und später auch alle wieder zuordnen. Je nach dem, wie viele Belege du auf deiner Kreditkartenabrechnung hast, kann das ein ziemliches Chaos geben.

Deswegen ist meine Empfehlung: Lege deine Kreditkarte als separates Bankkonto an!

Kreditkartenabrechnung in lexoffice buchen

Jetzt, wo du weißt, welche Arten von Kreditkarten es gibt, schauen wir uns an, wie du deine Kreditkartenabrechnung in lexoffice buchen kannst.

Nutzt du eine Debit-Karte, dann kannst du diesen Schritt überspringen und gleich beim Punkt Kreditkartenabrechnung einer Debit-Kreditkarte buchen weiterlesen.

Nutzt du eine Prepaid- oder eine „normale“ Kreditkarte, überprüfe zunächst, ob du deine Kreditkarte direkt mit lexoffice verbinden kannst. Klicke hierzu im Dashboard auf den Reiter Finanzen, dann auf Bank und dann oben rechts auf die drei Punkte. Wähle „+ Konto hinzufügen“ aus und dann den ersten Auswahlpunkt „Neues Konto“. Klicke anschließend auf „weiter“.

lexoffice Konto hinzufügen
Kreditkartenabrechnung in lexoffice buchen

Jetzt kannst du nach deiner Bank bzw. deiner Kreditkarte suchen. Lexoffice zeigt dir an, ob für die Kreditkarte Onlinebanking unterstützt wird oder nicht. Wenn Onlinebanking unterstützt wird, dann verbinde deine Kreditkarte direkt mit lexoffice, so wie du es auch bei deinem Bankkonto gemacht hast. Die Umsätze werden nun automatisch importiert und du kannst ganz einfach deine Kreditkartenabrechnung in lexoffice buchen.

Wenn kein Onlinebanking angeboten wird, dann wähle „Konto anlegen“ und lege deine Kreditkarte als Offlinekonto an. Mit Hilfe des lexoffice csv Imports und einer csv.-Datei kannst du später deine Kreditkartenumsätze in lexoffice hochladen und anschließend genauso verbuchen, wie wenn das Konto über das Onlinebanking verbunden wäre.

Wie der lexoffice csv Import genau funktioniert, erkläre ich dir in diesem Artikel.

Kreditkartenabrechnung einer Prepaid-Kreditkarte buchen

Wenn du eine Prepaid-Kreditkarte nutzt, dann siehst du auf deinem Bankkonto in lexoffice eine Abbuchung über den Betrag, mit dem du deine Prepaid-Karte zuletzt aufgeladen hast. Auf deinem Bankkonto hast du also einen Geldabgang.

Auf deinem Kreditkarten(bank)konto in lexoffice hast du in gleicher Höhe einen Geldeingang. Das Geld wurde also vom Bankkonto auf das Kreditkarten(bank)konto transferiert, wie wenn du eine Überweisung von einem Bankkonto auf das andere gemacht hättest.

Im Anschluss findest du in der Regel die Zahlungen, welche du von dem Guthaben auf deiner Kreditkarte bezahlt hast. Wenn du nun deine Kreditkartenabrechnung in lexoffice buchen möchtest, ordnest du deine Zahlungsbelege den Umsätzen auf deinem Kreditkarten(bank)konto zu. Ist dein Guthaben aufgebraucht, lädst du deine Karte einfach wieder auf und der Workflow beginnt von vorn.

Gedankenstütze: Bei einer PrePaid-Kreditkarte wird erst eine Summe aufgeladen und dann erfolgen die Einzelzahlungen, zu welchen du die Beleg buchen musst.

Kreditkartenabrechnung einer „normalen“ Kreditkarte buchen

Bei dieser Art von Kreditkarte siehst du als erstes die Zahlungen auf deinem Kreditkarten(bank)konto in lexoffice, welche du mit der Kreditkarte getätigt hast. Du musst hier also, anders als bei der Prepaid-Kreditkarte, nicht im Vorfeld Geld bezahlen, sondern erst im Nachhinein – wie bei einem kleinen Kredit. Auch bei dieser Art von Kreditkarte ordnest du deine Zahlungsbelege den Umsätzen im Kreditkarten(bank)konto zu, wenn du die Kreditkartenabrechnung in lexoffice buchen möchtest.

Wenn du die Abrechnung erhältst, findest du auf deinem Bankkonto einen Geldabgang. Bankbuchung und Summe der Kreditkartenabrechnung müssen identisch sein. Dieser Betrag ist die Summe aus allen Kreditkartenzahlungen des letzten Abrechnungszeitraums.

Auf dem Kreditkarten(bank)konto siehst du in gleicher Höhe einen Geldeingang. Damit ist dein Kreditkartenkonto wieder ausgeglichen – der Kredit sozusagen zurückgezahlt. Beginnt ein neuer Abrechnungszeitraum, beginnt auch der Workflow wieder von vorne.

Gedankenstütze: Bei einer normalen Kreditkarte erfolgen erst die Einzelzahlungen, zu welchen du die Beleg buchen musst. Im Anschluss werden diese in einer Summe bezahlt.

Kreditkartenabrechnung einer Debit-Kreditkarte buchen

Nutzt du eine Debit-Karte, musst du diese nicht extra als eigenes Konto in lexoffice anlegen, da die Umsätze 1:1 direkt von deinem Bankkonto abgebucht werden und nicht als Gesamtsumme. Du musst also keine Kreditkartenabrechnung in lexoffice buchen, da du keine gesonderte Abrechnung erhältst. Ordne deine Zahlungsbelege einfach direkt den Abbuchungen auf deinem Bankkonto zu.

Jetzt weißt du, wie du deine Kreditkartenabrechnung in lexoffice buchen kannst.

Wenn du Fragen hast oder Unterstützung benötigst, dann melde dich gerne bei mir.

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Stephanie Keller
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