Buchhaltung selber machen oder auslagern?
Diese 3 Regeln solltest du beachten!

„Buchhaltung selber machen oder auslagern?“
Irgendwann stellt sich fast jeder Solopreneur diese Frage.

Viele träumen davon, die Buchhaltung so schnell wie möglich abzugeben.

Und ja: Das Auslagern der Buchhaltung an den Steuerberater, ein Buchhaltungsbüro oder eine virtuelle Assistenz ist im Grunde eine tolle Sache. Du suchst dir einfach jemanden, der diese oft zeitintensive Aufgabe für dich übernimmt und schon hast du mehr Zeit für deine Kunden, deine Familie oder für dich.

So einfach ist es in der Praxis dann leider doch nicht. Denn egal, ob du die Buchhaltung selbst machst oder auslagerst: Es gibt drei Dinge, die du in jedem Fall beachten solltest.

In diesem Artikel zeige ich dir, worauf es wirklich ankommt.

Warum willst du die Buchhaltung auslagern?

Eins vorne weg: Ich bin nicht grundsätzlich dagegen, dass du deine Buchhaltung auslagerst. Es kann eine tolle Möglichkeit sein, dir mehr Zeit im Business zu verschaffen.

Bevor du aber einfach alles in fremde Hände gibst, frage dich zunächst: Warum möchtest du die Buchhaltung nicht selber machen?

Hast du deine Prozesse im Griff, weißt wie deine Buchhaltung funktioniert und möchtest die Umsetzung einfach abgeben, um Zeit zu gewinnen? Dann ist das grundsätzlich ein guter Grund, um deine Buchhaltung auszulagern.

Du gibst Aufgaben ab, die du nicht automatisieren kannst und bleibst trotzdem die Unternehmerin, die den Überblick behält.

Möchtest du die Buchhaltung nicht selber machen, weil du Angst vor Fehlern hast? Dann wird das Auslagern dieses Problem nicht lösen. Denn wenn du nicht verstehst, was dein Buchhalter tut, kannst du das Ergebnis auch nicht beurteilen.

Suche dir zunächst einen Steuerberater und besprich mit ihm deine Buchungen. Mit der Zeit wirst du verstehen, wie deine Zahlen zusammenhängen.

Weißt du nicht wo du anfangen sollst und fühlst dich schnell überfordert, wenn du deine Buchhaltung selber machst? Dann liegt das Problem meist nicht an der Buchhaltung selbst, sondern daran, dass noch kein automatisierter Workflow existiert.

Genau darum geht es im nächsten Abschnitt.

Dein Business – deine Regeln!

Und jetzt stell dir vor, du findest jemanden, der dir dieses Chaos abnimmt. Jetzt denkst du vielleicht „ja wunderbar, wo ist das Problem?“

Das „Problem“ kann sich auf zweierlei Art und Weise äußern: Entweder du hast Pech und findest jemanden, der genauso wenig Ahnung von Workflows hat wie du. Dann ist das Chaos perfekt und ihr werdet beide nicht glücklich werden.

Oder du hast Glück und findest jemanden, der sich richtig gut auskennt in der Buchhaltung. Allerdings musst du dann mit dem Workflow deines Buchhalters bzw. deiner Buchhalterin leben, ob er dir gefällt oder nicht.

„Naja, lieber ein fremder Workflow als gar keiner oder?“

Schon, aber was ist, wenn dein Buchhalter oder deine Buchhalterin krank wird oder irgendwann einfach kündigt und die Zusammenarbeit beendet?

Dann musst du deine Buchhaltung selber machen oder schnell für Ersatz suchen. Das ganze Spiel fängt also wieder von vorne an.

Die Lösung ist nicht, den richtigen Buchhalter zu finden, sondern den richtigen Workflow zu haben.

Prozesse statt Chaos auslagern

Du siehst: Egal ob du deine Buchhaltung selber machen möchtest oder auslagerst, ein klarer Workflow ist die Grundlage.

Du musst für dich genau festlegen und dokumentieren, wann was zu tun ist. 

• Welche Tools werden genutzt? 
• Wann wird gebucht? 
• Wann werden Zahlungseingänge kontrolliert? 
• Wann wird gemahnt?

Erstelle dir eine richtige Gebrauchsanweisung für deine Buchhaltung. Diese Anleitung muss so aufgebaut sein, dass jeder neue Buchhalter deine Buchhaltung mit wenig Aufwand übernehmen kann, ohne dich und dein Unternehmen vorher lange kennenlernen zu müssen.

Ziel ist, dass du immer das gleiche Ergebnis bekommst. Egal, ob du die Buchhaltung selber gemacht hast oder jemand anderes.

Eine einfache Gebrauchsanweisung könnte so aussehen:

Wöchentliche Buchhaltung:

• Neue Belege sammeln und im Buchhaltungsprogramm hochladen
• Belege erfassen
• Belege den Bankumsätzen zuordnen
• Fehlende Belege suchen bzw. anfordern
• Offene Posten prüfen: Wer hat noch nicht bezahlt? Was muss bezahlt werden?

Das muss nicht perfekt sein, aber es muss existieren. Denn nur was dokumentiert ist, kann jemand anderes übernehmen.

Dadurch bist du unabhängig von Dienstleistern oder Mitarbeitern. Du vermeidest das berühmte Inselwissen und kannst bei einem plötzlichen Aus- oder Wegfall deines Teammitglieds schnell für Ersatz sorgen. Im größten Notfall könntest du auch für eine Zeit lang die Buchhaltung selber machen, bis du einen neuen Buchhalter gefunden hast.

Zweitens beschäftigst du dich intensiv mit deinen Prozessen. Du siehst, wo die Stellschrauben in deinem Business sind und kannst deine Abläufe weiter optimieren, z.B. wenn du deine Liquidität verbessern möchtest.

Du läufst nicht Gefahr, völlig den Blick für deine Zahlen zu verlieren. Auch, wenn du deine Buchhaltung nicht selber machst, kannst du mit dem Ergebnis super weiterarbeiten, weil du weißt, wie es entstanden ist.

Die Buchhaltung ist eines deiner wichtigsten Werkzeuge in deinem Unternehmen. Sie liefert dir die Basis für sichere Entscheidungen im Business.

Buchhaltung auslagern – digital & automatisiert

Ob du nun deine Buchhaltung selber machen möchtest oder auslagerst: Sie sollte digitalisiert und automatisiert sein. Das macht die Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Buchhaltungsbüros und virtuellen Assistenten um ein Vielfaches einfacher. Überlege dir als erstes, mit welchem Buchhaltungsprogramm du arbeiten möchtest.

Meine Empfehlung für Solopreneure ist Lexware Office. Viele Belege können automatisch in Lexware Office hochladen werden, zum Beispiel über die ScanApp oder per E-Mail-Weiterleitung. Das Tool gibt es in verschiedenen Versionen. Welche Version die richtige für dich ist, erkläre ich dir hier.

Außerdem bietet es einen kostenlosen Steuerberaterzugang und einen eigenen Zugang für deinen Buchhalter, sodass sie direkt auf deine Belege zugreifen können, ohne dass du Passwörter weitergeben musst.

Eine Vorgehensweise, von der ich dir nämlich unbedingt abraten möchte ist, sämtliche Passwörter weiterzugeben, so dass der Buchhalter bzw. die Buchhalterin sich die Belege selbst zusammensuchen kann.

Abgesehen vom Sicherheitsrisiko, welches du eingehst (dein Dienstleister hat Zugriff auf sämtliche Accounts. Schreibst du dir deine Bank-PIN auch auf die Stirn?) kostet es deinen Buchhalter bzw. deine Buchhalterin extrem viel Zeit sich überall einzuloggen, die Belege herunterzuladen, sich auszuloggen und die Belege im Buchhaltungstool wieder hochzuladen. Und das wiederum kostet dich extrem viel Geld.

Also solltest du selbst für die Beschaffung deiner Belege sorgen. Entweder sammelst du alle Belege selbst ein und lädst sie im Buchhaltungsprogramm hoch oder du automatisierst das Ganze mit entsprechenden Tools, wie z.B. invoicefetcher.

Mein Fazit

Egal, ob du deine Buchhaltung selber machst oder auslagerst: Du musst wissen, wie der Ablauf in deinem Unternehmen funktioniert. Lege einen für dich passenden Workflow fest und suche dir jemanden, der zu deinem Workflow passt.

Arbeite mit dem Ergebnis deiner Buchhaltung so weiter, als hättest du sie selbst gemacht. Denn am Ende des Tages bist du für dein Unternehmen und deine Finanzen verantwortlich, egal, wer die Buchungen übernimmt.

Und der erste Schritt ist immer derselbe: Wissen, was wirklich von deinem Umsatz übrig bleibt.