Du kennst es von großen Firmen: Sie bestehen aus mehreren Abteilungen. Große Abteilungen setzen sich oftmals aus mehreren Teams zusammen. Hier werden die Aufgaben oft nach bestimmten Bereichen aufgeteilt.

So wird z.B. die Finanzabteilung gerne in Bereiche der Buchhaltung und des Controllings aufgeteilt.

Aber auch kleine Unternehmen bestehen aus unterschiedlichen Abteilungen. Anders als bei großen Firmen, ist der Übergang allerdings oft fließend und nicht klar abgegrenzt.

Als Einzelunternehmer oder Solopreneur nimmst du also unterschiedliche Rollen gleichzeitig in deinem Unternehmen war. Du vereinst Marketing, Vertrieb, Controlling, Technik, Kundensupport und noch viele andere Abteilungen in einer Person.

In diesem Artikel möchte ich dir einmal zeigen, welche Bereiche der Buchhaltung du auch in deinem Unternehmen findest. Dies soll dir dabei helfen, die Strukturen in deinem Finanzmanagement besser zu erkennen und zu überblicken.

Diese Bereiche der Buchhaltung solltest du kennen

Alle Bereiche der Buchhaltung haben eine spezielle Aufgabe. In kleineren Unternehmen ist der Übergang oft fließend bzw. gar nicht wirklich zu erkennen. Meist ist der Unternehmer selbst oder ein Mitarbeiter für die gesamte Buchhaltung zuständig.

Wächst das Unternehmen jedoch, wächst auch der Arbeitsaufwand für die Buchhaltung mit. Mehr Belege, mehr Zahlungen, mehr Zeiteinsatz fürs Forderungsmanagement usw. Ist das Unternehmen so groß geworden, dass ein Mitarbeiter die Buchhaltungsarbeiten alleine nicht mehr schafft, ist es an der Zeit, die Bereiche der Buchhaltung auf mehrere Mitarbeiter zu verteilen. Je nach Größe des Unternehmens, arbeitet in den einzelnen Bereichen entweder ein Mitarbeiter oder auch ganze Teams.

Folgende Bereiche der Buchhaltung findest du auch in deinem Unternehmen:

Die FiBu

Die Finanzbuchhaltung, auch FiBu abgekürzt, beschäftigt sich mit den Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens. Hier werden alle Buchungen, also alle Geschäftsvorfälle, die es im Unternehmen gibt, erfasst. Die Daten aus der Finanzbuchhaltung geben dir einen Überblick über den wirtschaftlichen Erfolg deines Unternehmens und bilden die Grundlage für den Jahresabschluss fürs Finanzamt.

Die Debitorenbuchhaltung

Debitor steht in der Buchhaltung für den Kunden. In der Debitorenbuchhaltung dreht sich alles um die Geschäftsvorfälle, die mit deinen Kunden zu tun haben, also deine Verkäufe.

Wenn du deinem Kunden eine Rechnung schreibst, dann hast du ihm gegenüber eine Forderung. Die Debitorenbuchhaltung kümmert sich um diese Forderungen, indem sie die Zahlungseingänge überwacht. Sie kümmert sich aber auch darum, dass im Falle einer Reklamation, Gutschriften an Kunden ausbezahlt werden.

Die Debitorenbuchhaltung überwacht in Form des Forderungsmanagements die Bezahlung der offenen Rechnungen deiner Kunden und kümmert sich ggf. um das Mahnwesen. Des Weiteren kann sie bestimmte Auswertungen über Zahlverhalten oder Umsatzstatistiken einzelner Kunden liefern, was wichtige Informationen für Vertrieb und Geschäftsführung sind.

Die Kreditorenbuchhaltung

Kreditor steht in der Buchhaltung für Lieferant oder externer Dienstleister. Sie ist das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung. Die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich also mit allen Belegen, die du von Lieferanten oder externen Dienstleistern bekommst, wenn du etwas einkaufst. Die Forderungen der Kreditoren gegenüber deinem Unternehmen nennt man Verbindlichkeiten.

Die Kreditorenbuchhaltung prüft, verbucht und begleicht die Verbindlichkeiten aus den Eingangsrechnungen und liefert wichtige Auswertungen, wie z.B. Umsatzstatistiken. Diese Statistiken sind z.B. für den Einkauf wichtig, wenn er neue Konditionen mit den Lieferanten verhandeln möchte.

Die Anlagenbuchhaltung

Die Anlagenbuchhaltung ist, neben der Lohnbuchhaltung, einer der Bereiche der Buchhaltung, die du eventuell in deinem Unternehmen (noch) nicht finden kannst.

In der Anlagenbuchhaltung werden die Vermögensgegenstände, die dem Unternehmen langfristig nutzen sollen (Anlagen), verwaltet. Das sind z.B. gekaufte Firmenwägen, Software, Büromöbel, Maschinen oder auch Gebäude und Grundstücke. 

Die Anlagenbuchhaltung liefert alle Werte, um die Abschreibungsbeträge zu ermitteln. Bei einer Abschreibung handelt es sich um die Wertminderung einer Anlage, durch z.B. Alter oder Verschleiß. 

Sie kümmert sich u.a. um die Einhaltung der Richtlinien der Abschreibung, die korrekte Nutzungsdauer der Anlagen und die Dokumentation der Anschaffungskosten sowie des Anschaffungszeitpunktes.

Die Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung kommt dann zum Einsatz, sobald du Angestellte in deinem Unternehmen beschäftigst. Dabei ist es egal, ob es sich um einen Minijobber, einen Teilzeit- oder einen Vollzeitmitarbeiter handelt.

Die Lohnbuchhaltung erstellt die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter und kümmert sich um die korrekte Abrechnung bzw. Meldung von Sozialabgaben und der Lohnsteuer. Sie pflegt außerdem die Personalstammdaten und erstellt die Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung.

Die Bilanzbuchhaltung

Die Bilanzbuchhaltung ist im Unternehmen für die Erstellung des Jahresabschlusses am Geschäftsjahresende zuständig. In vielen Unternehmen übernimmt diesen Bereich der Buchhaltung ein Steuerbüro.

Die Bilanzbuchhaltung liefert wichtige Informationen über Gewinne und Verluste des vergangenen Geschäftsjahres und somit zur wirtschaftlichen Situation eines Unternehmens. Auf der Basis ihrer Zahlen kann das Unternehmen seine Steuerpflichten ermitteln.

Auf Grundlage der Zahlen aus der Bilanzbuchhaltung erfolgen weitere Planungen und Entscheidungen im Unternehmen.

Mein Fazit

Wenn du deine Buchhaltung selbst machst, dann schau doch mal, welche Bereiche der Buchhaltung du bereits in deinem Unternehmen finden kannst und wie viele Bälle du gleichzeitig in der Luft halten musst. Was in großen Firmen in mehrere Abteilungen mit teilweise Spezialwissen aufgeteilt wird, vereinst du in nur einer Person.

Wenn ich in meinen Workshops die Buchhaltungsabläufe optimiere, dann hilft es meinen Kunden oft, wenn wir den Workflow in die einzelnen Bereiche der Buchhaltung aufteilen.

Einzelne Abläufe werden so übersichtlich dargestellt und können bei Bedarf auch ganz leicht einzeln ausgelagert werden.