Je länger du mit deinem Business am Markt bist, umso mehr Kundenkontakte wirst du in deinem Lexoffice-Account gespeichert haben.
Gerade zum Jahreswechsel oder zu bestimmten Planungsterminen (Quartals- oder Halbjahresplanung) fragst du dich vielleicht: „Wie viele Kunden haben eigentlich mein 1:1-Coaching bisher gekauft?“
Oder vielleicht möchtest du allen Coachees aus diesem Jahr ein Weihnachtsgeschenk zukommen lassen. Aber wer hat denn eigentlich dieses Jahr gekauft?
Um eine gezielte Aufstellung deiner Kunden mit bestimmten Kriterien zu erhalten, kannst du ganz einfach Kundenlisten mit lexoffice erstellen . Sie lassen sich einfach als csv.-Datei exportieren und entsprechend weiter verarbeiten.
In diesem Tutorial möchte ich dir 3 Möglichkeiten zeigen, wie du ganz einfach Kundenlisten mit lexoffice erstellen und exportieren kannst.
- Einen einzelnen Kontakt exportieren
- Mehrere Kontakte exportieren
- Bestimmte Kontakte / Nach bestimmten Kriterien exportieren
- Ideen für Auswertungen
Einen einzelnen Kontakt exportieren
Du hast einen neuen Kontakt in lexoffice angelegt und möchtest nur diesen einen in eine Excel-Liste exportieren? Kein Problem!
Klicke in deinem lexoffice Dashboard oben auf den Reiter „Kontakte“. In das Suchfeld gibst du den Namen des Kunden ein. ACHTUNG WICHTIG: Gib nur den Namen ein. Die Suchfunktion zeigt dir den passenden Datensatz automatisch unter dem Suchfeld an. Klicke den Datensatz NICHT an.
Klicke, nachdem der richtige Datensatz angezeigt wird, neben dem grünen Button „+ Neuen Kontakt anlegen“ oben rechts auf die drei Punkte und wähle „Kunden exportieren (CSV)“ aus. Anschließend erstellt lexoffice eine csv.-Datei mit den Daten des Kontakts, welche du weiter bearbeiten kannst.
Mehrere Kontakte exportieren
Du möchtest z.B. alle Kunden mit einem bestimmten Namen exportieren? Dann gehst du wieder in deinem lexoffice Dashboard oben auf den Reiter „Kontakte“. In das Suchfeld gibst du den gesuchten Namen, z.B. „Keller“ ein. Jetzt werden dir unter dem Suchfeld alle Kontakte angezeigt, die den Suchbegriff im Namen haben.
Auch hier ist wieder wichtig, dass du die angezeigten Datensätze unter dem Suchfeld nicht anklickst. Klicke neben dem grünen Button „+ Neuen Kontakt anlegen“ oben rechts auf die drei Punkte und wähle „Kunden exportieren (CSV)“ aus. Anschließend erstellt lexoffice eine csv.-Datei mit den Daten der Kontakte, welche du weiter bearbeiten kannst.
Möchtest du deine komplette Kontaktdatenliste exportieren, dann lässt du das Suchfeld einfach frei. Unter dem Suchfeld werden dir automatisch alle Kontakte angezeigt, die in lexoffice gespeichert sind. Du kannst über die Reiter „Kundenmanager“, „Lieferantenmanager“ oder „alle“ entscheiden, ob du nur Kundenkontakte, nur Lieferatenkontakte oder beides, Kunden- und Lieferantenkontakte, in deiner csv.-Liste haben möchtest.
Es wird immer die Datensätze exportiert, die unter dem Suchfeld angezeigt werden.
Bestimmte Kontakte / Nach bestimmten Kriterien exportieren
Wenn du Listen erstellen möchtest, die bestimmte Filterkriterien erfüllen sollen, dann kannst du in lexoffice mit sogenannten Tags arbeiten. Tags sind kleine Kategorien oder Schlagworte, die du deinen Kontakten zuweisen kannst. Diese Tags nutzt du dann wie Filter, wenn du die Kontakte für deine Liste auswählst.
Überlege dir zunächst, welche Tags du für deine Auswertungen brauchst und lege sie dann in lexoffice an.
So legst du neue Tags an
Wenn du einen Tag zum ersten Mal anwenden möchtest, musst du ihn im Kontaktmanager anlegen. Das geht am einfachsten beim Anlegen eines neuen Kontaktes.
Klicke im lexoffice Dashboard auf den Reiter „Kontakte“ und anschließend oben rechts auf den grünen Button „+ Neuen Kontakt anlegen“. Lege deinen neuen Kunden- oder Lieferatenkontakt wie gewohnt mit Name und Adresse an und klicke auf den Menüpunkt „+TAGS“. Es öffnet sich das Suchfeld für die Tags.
Durch Klick in das Suchfeld werden dir bereits angelegte Tags angezeigt. Du kannst nun einfach einen passenden Tag für deinen Kontakt auswählen oder du erstellst einen neuen Tag, indem du die gewünschte Bezeichnung für den Tag in das Suchfeld einträgst.
Ein Beispiel: Ich möchte den Tag „Autopilot“ anlegen, um später alle Kunden, die mein 1:1-Coaching „Autopilot für deine Buchhaltung“ gebucht haben, in eine Liste exportieren zu können.
Wenn also beim nächsten Mal ein neuer Kunde dieses Coaching-Paket kauft, lege ich ihn mit seinem Namen und der Adresse in lexoffice an und klicke zusätzlich auf den Menüpunkt „+TAGS“.
In das Suchfeld gebe ich nun „Autopilot“ ein und klicke auf „Tag „Autopilot“ anlegen“ oder drücke die Enter-Taste. Mein neuer Tag ist nun angelegt und kann ausgewählt werden.
Einem bestehenden Kontakt nachträglich einen Tag zuweisen
Wenn du einen neuen Tag für bereits angelegte Kunden- oder Lieferatenkontakte vergeben möchtest, dann klicke in deinem lexoffice Dashboard oben auf den Reiter „Kontakte“. In das Suchfeld gibst du den Namen des Kunden bzw. Lieferanten ein, welchem du einen Tag zuweisen möchtest. Wird unter dem Suchfeld der passende Datensatz angezeigt, dann klicke ihn an, um die digitale Kunden- bzw. Lieferantenakte zu öffnen.
Links findest du einen Kasten, in dem du die Kundennummer, die Rechungs- und E-mail-Adresse und das Feld „Tag (Kategorie)“ findest.
Wenn du diesem Kunden oder Lieferanten nun einen Tag zuweisen möchtest, dann klickst du einfach in das Suchfeld „Tag (Kategorie)“, gibst den gewünschten Tag ein und drückst die Enter-Taste oder wählst ihn aus dem Drop-Down-Menü aus.
Rechts neben dem Suchfeld „Tag (Kategorie)“ findest du ein Zahnrad-Symbol. Wenn du dieses anklickst, werden dir alle bereits angelegten Tags in der Übersicht angezeigt. Du siehst auch, welche Tags wie oft schon verwendet wurden. Du kannst in dieser Ansicht neue Tags anlegen, gespeicherte Tags umbenennen oder löschen.
Kundenlisten mit Tags erstellen
Wenn du deine Kunden und Lieferanten nun mit entsprechenden Tags versehen hast, dann kannst du nach diesen Tags auch gezielt suchen und dir Kundenlisten zur Auswertung erstellen.
Klicke in deinem lexoffice Dashboard oben auf den Reiter „Kontakte“. Das Suchfeld lässt du leer und klickst neben dem Suchfeld auf die drei Linien und „Filter“. Hier kannst du nun den gewünschten Tag auswählen und dir alle Kunden anzeigen lassen, bei denen dieser Tag hinterlegt ist.
Möchtest du die Kontakte nun in eine csv.-Datei exportieren, ist wieder wichtig, dass du die angezeigten Datensätze unter dem Suchfeld nicht anklickst. Klicke neben dem grünen Button „+ Neuen Kontakt anlegen“ oben rechts auf die drei Punkte und wähle „Kunden exportieren (CSV)“ aus. Anschließend erstellt lexoffice, wie schon oben beschrieben, eine csv.-Datei mit den Daten der Kontakte, welche du weiter bearbeiten kannst.
Kundenlisten mit lexoffice erstellen für gezielte Auswertungen
Es gibt verschiedene Auswertungen, für die du vielleicht Kundenlisten mit lexoffice erstellen möchtest. Hier sind zwei Beispiele:
Wie viele Neukunden pro Jahr?
Beim ersten neuen Kontakt, den du im Jahr 2023 anlegst, legst du zusätzlich den Tag „2023“ an. Bei allen Kontakten, die du im Jahr 2023 anlegst, hinterlegst du den Tag „2023“. Am Jahresende kannst du dir eine Liste ausgeben lassen, welche Kunden du im Jahr 2023 neu hinzugewonnen hast.
Wie oft habe ich ein bestimmtest Coaching verkauft?
Beim ersten neuen Kontakt, der dein Coaching-Paket „123“ kauft, legst du zusätzlich den Tag „Coaching 123“ an. Bei allen Kontakten, die das Coaching-Paket kaufen oder gekauft haben, hinterlegst du den Tag „Coaching 123“. Du kannst dir zu einem beliebigen Zeitpunkt eine Liste ausgeben lassen, welche Kunden dein Coaching 123 bereits gekauft haben.
Möchtest du diesen Kunden vielleicht eine Aufmerksamkeit zukommen lassen? Dann kannst du die von lexoffice exportierte csv.-Datei weiter verwenden, um z.b. Serienbriefe und Adressaufkleber zu erstellen.
Ich werde hier im Laufe der Zeit immer wieder Ideen ergänzen, was man mit der Tag-Funktion in lexoffice alles auswerten kann. Verwendest du Tags und hast eine Idee für mich, die ich hier aufführen darf? Dann schreib mir gerne eine Nachricht – ich freue mich auf deine Ideen!
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