Buchhaltung auslagern: Das solltest du dabei beachten!

24 Jan, 2023 | Digitale Buchhaltung, Ordnung & Struktur

Buchhaltung auslagern: Das solltest du dabei beachten!

„Sobald ich genug Umsatz mache, werde ich als erstes die Buchhaltung auslagern!“

Hast du diesen Satz auch schon mal gesagt oder zumindest gedacht? Das Auslagern der Buchhaltung an den Steuerberater, ein Buchhaltungsbüro oder eine virtuelle Assistenz ist im Grunde eine tolle Sache. Du suchst dir einfach jemanden, der diese nervige und zeitintensive Aufgabe für dich übernimmt und schon hast du mehr Zeit für dein Kernbusiness, für deine Familie oder für mehr Me-Time.

So einfach ist es in der Praxis dann leider doch nicht. Auf was du alles achten solltest, wenn du deine Buchhaltung auslagern möchtest, möchte ich dir in folgendem Artikel erzählen.

Eins vorne weg: Ich bin nicht grundsätzlich dagegen, dass du deine Buchhaltung auslagerst. Wie gesagt, es kann eine tolle Möglichkeit sein, sich mehr Zeit im Business zu verschaffen.

Bevor du aber einfach alles in fremde Hände gibst, frage dich zunächst einmal, warum du deine Buchhaltung auslagern möchtest. Hast du Angst Fehler zu machen, weil dir eventuell notwendiges Hintergrundwissen fehlt? Dann suche dir einen Steuerberater, falls du noch keinen hast und besprich mit ihm deine Buchungen. Mit der Zeit wirst du rausbekommen, wohin du etwas buchen musst und kannst bei Bedarf das Steuerbüro nochmal drüber schauen lassen.

Woran liegt es wirklich?

Oder dauert die Erledigung der Buchhaltung einfach viel zu lang? Hast du schon mal für dich selbst festgelegt, wie deine Buchhaltung laufen soll? Vielleicht arbeitest du dich mehr oder weniger ohne Plan durch deine Belegberge und hoffst, alles irgendwie rechtzeitig für die Umsatzsteuervoranmeldung fertig zu bekommen. Eigentlich weißt du nie so recht, wie und wo du anfangen sollst? Dann solltest du im ersten Schritt an deinem Workflow arbeiten. Schau dir dazu gerne mein Workbook „In 4 Schritten zu deinem Buchhaltungsworkflow“ an.

Dein Business – deine Regeln!

Und jetzt stell dir vor, du findest jemanden, der dir dieses Chaos abnimmt. Jetzt denkst du vielleicht „ja wunderbar, wo ist das Problem?“

Das „Problem“ kann sich auf zweierlei Art und Weise äußern: entweder du hast Pech und findest jemanden, der genauso wenig Ahnung von Workflows hat wie du – dann ist das Chaos perfekt und ihr werdet beide nicht glücklich werden.

Oder du hast Glück und findest jemanden, der sich richtig gut auskennt in der Buchhaltung. Allerdings musst du dann mit dem Workflow deines Buchhalters bzw. deiner Buchhalterin leben – ob er dir gefällt oder nicht.

„Naja, lieber ein fremder Workflow als gar keiner oder?“

Schon, aber was ist, wenn dein Buchhalter oder deine Buchhalterin krank oder schwanger wird oder irgendwann einfach kündigt? Dann fängt das ganze Spiel von vorne an!

Prozesse statt Chaos

Du siehst, egal ob du am Ende deine Buchhaltung selbst machst oder auslagern möchtest: Ein guter Workflow ist essentiell. Du musst für dich genau festlegen und dokumentieren, wann was zu tun ist. Welche Tools werden genutzt, wann wird gebucht, wann werden die Zahlungseingänge kontrolliert, wann wird gemahnt usw.

Erstelle dir eine „Gebrauchsanweisung“ für deine Buchhaltung. So läuft es bei dir ab. Diese Anleitung muss so gestrickt sein, dass jeder neue Buchhalter mit wenig Aufwand deine Buchhaltung übernehmen kann – ohne, dass er dich und dein Unternehmen im Vorfeld lange kennenlernen muss.

Für dein Leben gibt es keine Bedienungsanleitung –
für deine Buchhaltung schon!

Dadurch bist du unabhängig von Dienstleistern oder Mitarbeitern. Du vermeidest das berühmte Inselwissen und kannst bei einem plötzlichen Aus- oder Wegfall deines Teammitglieds schnell für Ersatz sorgen. Zweitens beschäftigst du dich mit deinen Prozessen, kannst mit dem Ergebnis super weiterarbeiten, weil du weißt, wie es zustande kommt. Im größten Notfall wüsstest du sogar selbst, was zu tun ist und könntest die Prozesse am Laufen halten.

Du läufst nicht Gefahr, völlig den Blick für deine Zahlen zu verlieren, weil du dich immer noch damit beschäftigst, auch wenn jemand für dich die Buchungen übernimmt. Und es ist nun mal eine deiner unternehmerischen Pflichten, dich mit deinen Businesszahlen auseinanderzusetzen!

Die Buchhaltung ist eines deiner wichtigsten Werkzeuge in deinem Unternehmen. Sie spiegelt die schwarz auf weiß, was an Umsatz reinkommt, was an Kosten rausgeht, was gut läuft und was nicht. Sie liefert dir die Basis für deine nächsten Schritte im Business.

Buchhaltung auf Autopilot

Wenn du deine Buchhaltung auslagern möchtest, solltest du deine Buchhaltung digitalisieren und automatisieren. Das macht die Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Buchhaltungsbüros und virtuellen Assistenten um ein Vielfaches einfacher. Überlege dir als erstes, mit welchem Buchhaltungstool du arbeiten möchtest und im nächsten Schritt, wie derjenige, der deine Belege verbuchen soll, an diese dran kommt.

Eine Möglichkeit, von der ich dir unbedingt abraten möchte ist, sämtliche Passwörter weiterzugeben, so dass der Buchhalter bzw. die Buchhalterin sich die Belege selbst zusammensuchen kann. Abgesehen vom Sicherheitsrisiko, welches du eingehst (dein Dienstleister hat Zugriff auf sämtliche Accounts. Schreibst du dir deine Bank-PIN auch auf die Stirn?) kostet es deinen Buchhalter bzw. deine Buchhalterin extrem viel Zeit sich überall einzuloggen, die Belege herunterzuladen, sich auszuloggen und die Belege im Buchhaltungstool wieder hochzuladen. Und das wiederum kostet dich extrem viel Geld.

Also solltest du selbst für die Beschaffung deiner Belege sorgen. Entweder sammelst du alle Belege selbst ein und lädst sie im Buchhaltungsprogramm hoch oder du automatisierst das Ganze. Es gibt eine ganze Reihe an Tools, die dir dabei helfen können. Diese Tools sammeln die Belege automatisiert für dich ein und laden sie in deinem Buchhaltungstool hoch. Du gibst deinem Buchhalter bzw. deiner Buchhalterin also einfach Zugang zu deinem Buchhaltungsprogramm und er bzw. sie kann sofort loslegen, deine Belege zu verbuchen. Wenn du Lust hast, mehr Autopilot in deine Buchhaltung zu bringen, dann schau dir meinen Autopiloten für deine Buchhaltung an und lass uns sprechen.

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Mein Fazit

Es ist also völlig egal, ob du deine Buchhaltung selbst erledigst oder sie ganz oder teilweise auslagerst: Du musst wissen, wie der Ablauf in deinem Unternehmen ist. Lege einen für dich passenden Workflow fest und suche dir jemanden, der zu deinem Workflow passt. Arbeite mit dem Ergebnis deiner Buchhaltung so weiter, also hättest du sie selbst gemacht. Und denke immer daran: am Ende des Tages bist DU für dein Unternehmen und auch für deine Buchhaltung verantwortlich! Wenn du eine Unternehmerin sein möchtest, dann musst du dich auch unternehmerisch um deine Finanzen kümmern!

Stephanie Keller Finanzen optimieren

Stephanie Keller

Mentorin für Finanzen im Business

Ich helfe dir dabei, die Finanzen in deinem Business so in den Griff zu bekommen, dass du nicht mehr genervt von deinen Zahlen bist und sich deine Buchhaltung fast nebenbei erledigt!

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Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Die Inhalte ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung.