Offene Posten: Was sie sind und wie du sie im Blick behältst

Unbezahlte Kundenrechnungen, Mahnungen und offene Lieferantenrechnungen: So sieht der Alltag vieler Solopreneure aus.

Wenn du mehrere Projekte gleichzeitig betreust, verlierst du schnell den Überblick darüber, welche Rechnungen noch offen sind. Das kostet nicht nur Nerven, sondern im schlimmsten Fall auch deine Liquidität.

Damit du alles im Blick behältst, brauchst du ein System, das dir hilft, die sogenannten Offenen Posten, zu verwalten.

In diesem Artikel erfährst du, was Offene Posten genau sind, wozu du eine OPOS Liste brauchst und wie du sie in Lexware Office ganz einfach im Blick behältst.

Was sind Offene Posten?

Offene Posten oder kurz OPOS (O=Offene und POS=Posten) sind alle Rechnungen in deiner Buchhaltung, die noch nicht bezahlt wurden.

Das betrifft zwei Seiten:

• Kundenrechnungen: Rechnungen, die du an deine Kunden gestellt hast, aber von ihnen noch nicht bezahlt wurden.

• Lieferantenrechnungen: Rechnungen, die du selbst noch bezahlen musst, z.B. an Dienstleister, andere Geschäftspartner oder Tools.

Sobald eine Rechnung bezahlt ist, verschwindet sie aus deinen Offenen Posten. Solange das Geld noch nicht geflossen ist, bleibt sie offen.

Das klingt eigentlich simpel. Aber je mehr Rechnungen du gleichzeitig verwaltest, desto schneller verlierst du den Überblick. Ein System, das dir in dieser Situation hilft, ist die OPOS Liste.

Was ist eine OPOS Liste und für was brauchst du sie?

Die OPOS Liste ist eine Übersicht über alle offenen Posten in deiner Buchhaltung. Sie zeigt dir auf einen Blick, welche Kundenrechnungen noch nicht bezahlt wurden und welche Lieferantenrechnungen du noch bezahlen musst.

Dabei ist die Liste in der Regel nach Fälligkeitsdatum sortiert. Das Fälligkeitsdatum gibt an, bis wann eine Rechnung bezahlt werden muss. Die Rechnung, die als nächstes bezahlt werden muss, steht ganz oben. So siehst du sofort, wo Handlungsbedarf besteht.

Das hilft dir in zwei Richtungen.

Auf der Kundenseite siehst du, welche Rechnungen überfällig sind, also welche Rechnungen das Fälligkeitsdatum bereits überschritten haben. So kannst du gezielt auf deine Kunden zugehen und sie an die Zahlung erinnern, bevor ein Zahlungsausfall entsteht.

Auf der Lieferantenseite siehst du, welche Rechnungen bis zu deinem nächsten Zahltag fällig werden. Das hilft dir, rechtzeitig für ausreichend Kontodeckung zu sorgen.

Beides zusammen hat einen direkten Einfluss auf deine Liquidität. Wer seine Offenen Posten im Blick behält, sorgt dafür, dass der Geldfluss im Business nicht ins Stocken gerät. Was du sonst noch tun kannst, um die Liquidität in deinem Unternehmen zu verbessern, zeige ich dir in diesem Artikel.

Wie behältst du den Überblick über deine Offenen Posten?

Die OPOS Liste hilft dir nur dann, wenn du sie regelmäßig nutzt. Hier sind drei einfache Gewohnheiten, die den Unterschied machen.

• Fester Zahltag. Lege einen festen Tag in der Woche fest, an dem du deine offenen Lieferantenrechnungen bezahlst. Integriere diese Aufgabe am besten in deinen Buchhaltungsworkflow. So gerätst du nie in Verzug und weißt immer, welche Rechnungen bis zum nächsten Buchhaltungstag fällig werden.

• Regelmäßiger OPOS-Check. Schau mindestens einmal pro Woche in deine OPOS Liste. So erkennst du überfällige Kundenrechnungen frühzeitig und kannst rechtzeitig nachfassen, bevor aus einer offenen Rechnung ein Zahlungsausfall wird. Der OPOS-Check könnte z.B. die letzte Aufgabe am Buchhaltungstag sein, um ihn abzuschließen.

• Zahlungserinnerungen nicht aufschieben. Wenn eine Kundenrechnung überfällig ist, schreib sofort eine freundliche Erinnerung. Je länger du wartest, desto länger gefährdest du deine Liquidität.

Offene Posten verwalten am Beispiel von Lexware Office

Du kannst deine offenen Posten klassisch in einer Tabelle verwalten oder du nutzt ein Tool wie z.B. Lexware Office.

Der Vorteil einer Tabelle: Sie ist kostenlos und flexibel. Du kannst Tabellen genau so aufbauen, wie du es brauchst.
Der Nachteil: Du musst sie manuell pflegen und aktuell halten. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig.

Ein Tool wie Lexware Office hingegen erstellt deine OPOS Liste automatisch aus deiner Buchhaltung. Voraussetzung dafür ist eine aktuelle Buchhaltung.
Der Vorteil: Du sparst Zeit, vermeidest Fehler und hast deine Offenen Posten immer auf dem aktuellen Stand.
Der Nachteil: Du musst ein wenig investieren. Wenn du allerdings deine Buchhaltung ohnehin schon mit Lexware Office erledigst, kommen hier keine Mehrkosten auf dich zu.

Um in Lexware Office eine OPOS Liste zu erstellen, musst du dich zunächst in dein Lexware Office Dashboard einloggen. In der oben Menüleiste findest du den Menüpunkt „Buchhaltung“ und den Unterpunkt „Offene Posten“.

Über das linke Dropdown-Menü kannst du nun auswählen, ob du offene Kundenrechnungen oder offene Lieferantenrechnungen anzeigen lassen möchtest.

Das zweite Dropdown-Menü bietet dir die Möglichkeit, nach einzelnen Kunden oder Lieferanten filtern zu lassen oder eine Übersicht über alle offenen Kunden- bzw. Lieferantenrechnungen anzeigen zu lassen.

Die einzelnen Kontakte lassen sich nochmal durch Anklicken aufklappen. In der Übersicht siehst du

• Die Belegnummer
• Das Rechnungsdatum
• Den Gesamtbetrag der Rechnung
• Wann die Rechnung zur Zahlung fällig ist
• Ob es bereits Teilzahlungen oder Rechnungskorrekturen zu dieser Rechnung gab
• Wann diese Teilzahlungen von dir bzw. vom Kunden bezahlt wurden bzw. wann die Rechnungskorrektur erstellt wurde
• Welcher Betrag nach Abzug der Teilzahlung noch offen ist

Unter den einzelnen Rechnungen findest du den Gesamtbetrag, der noch an diesen Lieferanten zu bezahlen ist bzw. welchen du noch von diesem Kunden bekommst.

Ganz unten rechts findest du noch die Gesamtsumme aller offenen Lieferantenrechnungen und aller offenen Kundenrechnungen, sowie die Gesamtsumme aller offener Posten.

Über den grünen Button „Drucken“ oben rechts kannst du dir die OPOS Liste auch ausdrucken oder als PDF speichern und weiter bearbeiten.

Die Übersicht über die offenen Posten ist in jeder Lexware Office Version enthalten. Welche Versionen es gibt, zeige ich dir in diesem Artikel.

Fazit

Offene Posten sind kein lästiges Thema. Sie sind ein wichtiger Teil deines Finanzüberblicks. Wer weiß, welche Rechnungen noch offen sind und wann Zahlungen anstehen, kann rechtzeitig handeln, Zahlungsausfälle vermeiden und die eigene Liquidität schützen.

Die gute Nachricht: Du brauchst kein kompliziertes System dafür. Ein regelmäßiger OPOS-Check und ein fester Zahltag reichen aus, um den Überblick zu behalten. Wenn du das Ganze in deinen Buchhaltungsworkflow integrierst, fließen die offenen Posten automatisch in deine Routinen ein.

Und wenn du wissen möchtest, wie du deinen gesamten Finanzüberblick als Solopreneur strukturierst – nicht nur deine offenen Posten – dann abonniere meinen Newsletter. Dort bekommst du regelmäßig konkrete Impulse rund um Unternehmergehalt, deine Angebotspreise und deine Lücken im Business.