Warum sind Word- oder Excel-Rechnung nicht gesetzeskonform?

Erstellst du deine Rechnungen mit Word, Excel oder ähnlichen Programmen, ist dies nicht nur sehr zeit- und kostenintensiv, sondern auch fehleranfällig.

Nicht selten kommt es vor, dass alte Rechnungen versehentlich überschrieben werden, Rechnungsnummern doppelt vergeben oder ausgelassen werden oder, dass eine Datei unbeabsichtigt gelöscht wird. Hinzu kommen diverse Tippfehler oder falsch ausgerechnete Umsatzsteuerbeträge. Hier wird gleich gegen mehrere Grundsätze der GoBD verstoßen.

Rechnungen, die mit Word, Excel oder ähnlichen Programmen erstellt und gespeichert werden, sind zudem leicht veränderbar. Auch PDF-Dokumente sind mit der entsprechenden Software veränderbar und verstoßen somit gegen den Grundsatz der Unveränderbarkeit.

Um also gesetzeskonform arbeiten zu können, musst du zusätzliche Maßnahmen ergreifen, welche nicht selten mit einer größeren Investition verbunden sind. Hinzu kommt der zusätzliche Zeitaufwand für die technische Umsetzung und die Implementierung eines Workflows.

Das geht einfacher!

Nutze eine Software zur Rechnungserstellung

Wenn du deine Buchhaltung digital, automatisiert und vor allem effizient führen möchtest, ist meine Empfehlung, deine Rechnungen mit einer passenden Softwarelösung zu erstellen. Du bist damit nicht nur GoBD-konform unterwegs, sondern arbeitest auch noch schneller und reduzierst Fehler.

Pflichtangaben und Gesetzesänderungen

Eine Rechnung muss gewisse Pflichtangaben enthalten. Eine Rechnungssoftware ist immer auf dem aktuellsten Stand, was die grundsätzlichen Pflichtangaben oder auch Gesetzesänderungen betrifft. Erstellst du deine Rechnung mit Word oder Excel, musst du selbst dafür sorgen, dass deine Rechnung alle Pflichtangaben enthält und dich über aktuelle Gesetzesänderungen rechtzeitig informieren.

Vermeide Fehler

Typische Fehler, die dir bei Word- oder Excel-Rechnungen unterlaufen können, werden durch die Nutzung einer Rechnungssoftware ganz automatisch vermieden.

Typische Fehler sind z.B.

• Rechnungsnummer doppelt vergeben oder ausgelassen
• Tipp- und Rechenfehler beim Umsatzsteuerbetrag
• Tipp- und Rechenfehler bei der Rechnungssumme
• Zusatzangaben z.B. zum Reverse-Charge-Verfahren vergessen
• usw.

Reduziere den Zeitaufwand

Durch die Nutzung einer Rechnungssoftware erstellst du deine Rechnung viel schneller, als in Word. Du musst z.B. nicht jedesmal die komplette Adresse deines Kunden eintragen. Du legst in deiner Rechnungssoftware einmalig deinen Kunden als Datensatz an und wählst ihn für zukünftige Rechnungen nur noch per Klick aus einem Dropdown-Menü aus.

Auch Produkte oder Dienstleistungen kannst du inklusive Preis als Datensatz speichern. Du kannst dir verschiedene Zahlungsbedingungen als Datensatz anlegen und sie gleich beim jeweiligen Kunden hinterlegen. So stellst du sicher, dass dein Kunde auch immer die gleichen Bedingungen auf seinen Rechnungen stehen hat.

Du musst nicht mehr alles händisch in die Rechnungsvorlage eintippen, sondern baust dir deine Rechnung aus den gespeicherten Datensätze nur noch zusammen.

Weniger Zeiteinsatz, besserer Überlick, mehr Sicherheit.

Du hast einen besseren Überblick

Durch die Verwendung einer Rechnungssoftware musst du deine Rechnungen nicht mehr in einer Tabelle auflisten, um zu sehen, welcher Kunde bereits bezahlt hat und welche Rechnungen noch offen sind. Durch den automatischen Abgleich mit deinem Bankkonto bekommst du mit wenigen Klicks eine Auswertung über noch offene Rechnungen und kannst deine Kunden zeitnah über die noch offene Rechnung informieren. Dadurch bezahlen deine Kunden zeitnah ihre Rechnungen und du verringerst die Gefahr von Liquiditätsengpässen auf deinem Bankkonto.

Musst du das Rechnungslayout wechseln?

Du hast dir so viel Mühle gegeben, ein schönes Rechnungslayout zu designen und hast jetzt sorge, dass du ein 0-8-15-Layout verwenden musst? Da kann ich dich beruhigen: Die meisten Rechnungsprogramme bieten dir die Möglichkeit mindestens ein eigenes Rechnungslayout zu hinterlegen. So kannst du dein Layout einfach wie ein digitales Briefpapier verwenden und deine Rechnungssoftware erstellt dir ein passendes Rechnungsformular.