Immer wieder treffe ich in meinem Businessalltag auf UnternehmerInnen, die ihre Rechnungen mit Word oder Excel erstellen.

Word, Excel und all die anderen Textverarbeitungsprogramme sind tolle Tools, die uns in unserem Businessalltag super unterstützen können. Für die Rechnungserstellung in deiner digitalen Buchhaltung sind sie aber leider nicht optimal.

Warum du deine Rechnungen nicht mit Word oder Excel schreiben solltest und welchen Weg ich dir stattdessen empfehlen kann, das möchte ich dir in diesem Artikel erklären.

Deine Rechnung muss gesetzeskonform sein

Was heißt das? Der Gesetzgeber hat Richtlinien festgelegt, nach denen Geschäftsdokumente erstellt und archiviert werden müssen. Diese Richtlinien hat er GoBD genannt. GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Keine Sorgen, die ausführliche Bezeichnung musst du dir nicht merken.

Was du dir aber merken solltest ist, was die Grundsätze der GoBD für dich und dein Unternehmen bedeuten. Die Grundsätze der GoBD stellen folgende Anforderungen:

1. Nachvollziehbarkeit

2. Nachprüfbarkeit

3. Vollständigkeit

4. Richtigkeit

5. Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

6. Ordnung

7. Unveränderbarkeit

Wenn du dich detaillierter in die GoBD einlesen möchtest, dann kannst du dir auf der Seite vom Bundesfinanzministerium das PDF-Dokument zu den GoBD kostenfrei herunterladen.

Warum sind Rechnung mit Word oder Excel nicht gesetzeskonform?

Wenn du deine Rechnungen mit Word oder Excel oder ähnlichen Programmen erstellst, ist dies nicht nur sehr zeit- und kostenintensiv, sondern auch fehleranfällig.

Nicht selten kommt es vor, dass alte Rechnungen versehentlich überschrieben werden, Rechnungsnummern doppelt vergeben oder ausgelassen werden oder, dass eine Datei unbeabsichtigt gelöscht wird. Hinzu kommen diverse Tippfehler oder falsch ausgerechnete Umsatzsteuerbeträge. Hier wird gleich gegen mehrere Grundsätze der GoBD verstoßen.

Werden Rechnungen mit Word oder Excel oder ähnlichen Programmen erstellt und gespeichert werden, sind zudem leicht veränderbar. Auch PDF-Dokumente sind mit der entsprechenden Software veränderbar und verstoßen somit gegen den Grundsatz der Unveränderbarkeit.

Um also gesetzeskonform arbeiten zu können, musst du zusätzliche Maßnahmen ergreifen, welche nicht selten mit einer größeren Investition verbunden sind. Hinzu kommt der zusätzliche Zeitaufwand für die technische Umsetzung und die Implementierung eines Workflows.

Das geht einfacher!

Nutze eine Software zur Rechnungserstellung

Wenn du deine Buchhaltung digital, automatisiert und vor allem effizient führen möchtest, ist meine Empfehlung, deine Rechnungen mit einer passenden Softwarelösung zu erstellen. Du bist damit nicht nur GoBD-konform unterwegs, sondern arbeitest auch noch schneller und reduzierst Fehler.

Pflichtangaben und Gesetzesänderungen

Eine Rechnung muss gewisse Pflichtangaben enthalten. Eine Rechnungssoftware ist immer auf dem aktuellsten Stand, was die grundsätzlichen Pflichtangaben oder auch Gesetzesänderungen betrifft. Erstellst du deine Rechnungen mit Word oder Excel, musst du selbst dafür sorgen, dass deine Rechnung alle Pflichtangaben enthält und dich über aktuelle Gesetzesänderungen rechtzeitig informieren.

Rechnungen mit Word oder Excel sind fehleranfällig

Typische Fehler, die dir bei Rechnungen mit Word oder Excel unterlaufen können, werden durch die Nutzung einer Rechnungssoftware ganz automatisch vermieden.

Typische Fehler sind z.B.

• Rechnungsnummer doppelt vergeben oder ausgelassen
• Tipp- und Rechenfehler beim Umsatzsteuerbetrag
• Tipp- und Rechenfehler bei der Rechnungssumme
• Zusatzangaben z.B. zum Reverse-Charge-Verfahren vergessen
• usw.

Reduziere den Zeitaufwand

Schreibst du deine Rechnungen mit Word oder Excel, dann musst du z.B. jedesmal die komplette Adresse deines Kunden neu eintragen. Du musst Artikeltexte und Dienstleistungsbeschreibungen immer wieder von neuem eintippen.

Durch die Nutzung einer Rechnungssoftware erstellst du deine Rechnung viel schneller. Du legst in deiner Rechnungssoftware z.B. einmalig deinen Kunden als Datensatz an und wählst ihn für zukünftige Rechnungen nur noch per Klick aus einem Dropdown-Menü aus.

Auch Produkte oder Dienstleistungen kannst du inklusive Preis als Datensatz speichern. Du kannst dir verschiedene Zahlungsbedingungen als Datensatz anlegen und sie gleich beim jeweiligen Kunden hinterlegen. So stellst du sicher, dass dein Kunde auch immer die gleichen Bedingungen auf seinen Rechnungen stehen hat.

Du musst nicht mehr alles händisch in die Rechnungsvorlage eintippen, sondern baust dir deine Rechnung aus den gespeicherten Datensätze nur noch zusammen.

Weniger Zeiteinsatz und dadurch weniger Kosten, weniger Fehler und mehr Sicherheit.

Du hast einen besseren Überblick

Durch die Verwendung einer Rechnungssoftware musst du deine Rechnungen nicht mehr in einer Tabelle auflisten, um zu sehen, welcher Kunde bereits bezahlt hat und welche Rechnungen noch offen sind. Durch den automatischen Abgleich mit deinem Bankkonto bekommst du mit wenigen Klicks eine Auswertung über noch offene Rechnungen und kannst deine Kunden zeitnah über die noch offene Rechnung informieren. Dadurch bezahlen deine Kunden zeitnah ihre Rechnungen und du verringerst die Gefahr von Liquiditätsengpässen auf deinem Bankkonto.

Musst du das Rechnungslayout wechseln?

Du findest Rechnungen mit Word und Excel vom Design her aber schöner? Du hast dir so viel Mühle gegeben, ein schönes Rechnungslayout für deine Rechnungen zu designen und hast jetzt sorge, dass du ein 0-8-15-Layout verwenden musst? Da kann ich dich beruhigen: Die meisten Rechnungsprogramme bieten dir die Möglichkeit mindestens ein eigenes Rechnungslayout zu hinterlegen. So kannst du dein Layout einfach wie ein digitales Briefpapier verwenden und deine Rechnungssoftware erstellt dir ein passendes Rechnungsformular.

Mein Fazit

Rechnungen mit Word oder Excel oder ähnliche Programme zu erstellen, ist nicht die beste Lösung. Es erfordert zusätzliche Maßnahmen, um gesetzeskonform und digital arbeiten zu können.

Mit der passenden Softwarelösung erstellst du deine Rechnungen gesetzeskonform mit allen Pflichtangaben und arbeitest schneller und effizienter.

Es gibt eine Vielzahl von kostenlosen und kostenpflichtigen Rechnungsprogrammen. Schau dir genau an, welche Version welche Funktionen bietet und welche du für dein Unternehmen brauchst. Teste verschiedene Programme und schau, mit welchem du gut zurecht kommst.

Wenn du dir meine Unterstützung bei der Suche nach einer für dich passenden Softwarelösung wünschst, dann buch dir gerne einen kostenfreien Strategiecall.

Schreibst du deine Rechnungen mit Word oder Excel oder nutzt du bereits ein Buchhaltungstool? Schreib mir in die Kommentare, für welches du dich entschieden hast und warum!