Starte jetzt mit lexoffice* und sichere dir 50% Rabatt in den ersten 3 Monaten. Meine 9 besten Tipps zum Zeitsparen rund um die Arbeit mit lexoffice, zeige ich dir in diesem Artikel.

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#1 Rechnungstexte aus dem Beleg automatisch übernehmen

Ziehe mit gedrückter linker Maustaste einen Rahmen um den Text im Belegbild, welchen du als Beschreibungstext in der Erfassungsmaske verwenden möchtest. Wenn du die Maustaste los lässt, öffnet sich ein DropDown-Menü. Dort wählst du „Beschreibung“ aus und der Text wird automatisch in das Beschreibungsfeld übernommen.

#2 Rechnungslinks direkt in lexoffice speichern

Öffne den Kontaktmanager und lege dir einen Lieferanten „Rechnungslinks“ an. Dann hinterlegst du eine Notiz mit dem Lieferanten und dem Rechnungslink. Wenn du das nächste mal eine Rechnung dieses Lieferanten buchen musst, dann kannst du dir aus dem Kontaktmanager ganz einfach den Rechnungslink heraus kopieren, die Rechnung herunterladen, in lexoffice wieder hochladen und verbuchen.

#3 Rechnung enthält mehrere Kategorien

Wenn du eine Rechnung erfassen möchtest, welche mehrere Positionen hat, dann kann es vorkommen, dass die einzelnen Positionen unterschiedlichen Kategorien zugeordnet werden müssen. Klicke hierzu in der Erfassungsmaske auf „Betrag aufteilen“. Jetzt kannst du jeder Kategorie den entsprechenden Teilbetrag der Rechnung zuordnen.

#4 Mehrere Zahlungen einem Beleg zuordnen

Wenn du in lexoffice mehrere Zahlungen einem Beleg zuordnen möchtest, dann klickst du in der Bankansicht den Zahlungseingang bzw. die Zahlung an und suchst den passenden Beleg dazu über „Bereits erfassten Beleg zuordnen“.

Wenn du jetzt unten rechts auf den grünen Button „Zuordnung übernehmen“ klickst, dann öffnet sich ein neues Fenster. Hier wählst du „Teilabgleich – Die Differenz bleibt offen und kann erneut zugeordnet werden.“ aus.

Der Beleg bleibt somit offen und du kannst weitere Zahlungen zuordnen, bis die Rechnung vollständig bezahlt wurde.

#5 Gutschrift und Zahlung einem Beleg zuordnen

Wenn du von einem Lieferanten eine Rechnung und gleichzeitig eine Gutschrift erhältst und nur der Differenzbetrag auf deinem Bankkonto eingeht, dann musst du beide Belege zunächst erfassen und sie dann gleichzeitig dem Bankumsatz zuordnen.

Klicke den Bankumsatz an und wähle dann aus dem Menüpunkt „Bereits erfassten Beleg zuordnen“ den Beleg für die Rechnung aus. Mit gedrückter SHIFT-Taste wählst du anschließend die Gutschrift aus.

In der unteren Zeile sollte nun das Feld mit dem Taschenrechnersymbol den Betrag anzeigen, der auch beim Bankumsatz angezeigt wird. Wenn alles passt kannst du wieder den grünen Button „Zuordnung übernehmen“ anklicken und die Buchung speichern.

#6 Rechnungslayout und eigenes Briefpapier

Mit dem lexoffice Layout Designer kannst du dir ganz einfach dein eigenes Rechnungslayout designen. Du kannst aus verschiedenen Bausteinen deinen Header- und Footerbereich gestalten und die Darstellung deiner einzelnen Rechnungspositionen anpassen.

Möchtest du ein ganz individuelles Briefpapier mit lexoffice verwenden, dann kannst du dieses z.B. mit einer geeigneten Software gestalten und anschließend einfach als PDF-Datei in lexoffice hochladen. Diese PDF-Datei hinterlegst du dann im Layout Designer als dein eigenes Briefpapier und kannst es für zukünftige Belege verwenden.

Du hast mehrere Standbeine und möchtest z.B. für dein Gründercoaching ein anderes Rechnungslayout verwenden, als für deine Finanzberatung? Kein Problem! Du kannst dir in lexoffice einfach weitere Drucklayouts anlegen und jedes mal, wenn du eine Rechnung erstellst, das passende Rechnungsvorlage auswählen oder ändern.

Mehr zum Layout Designer von lexoffice findest du in diesem Blogbeitrag.

#7 Rechnungsvorlage in lexoffice

Mit Hilfe von Textbausteinen kannst du dir in lexoffice Rechnungsvorlagen erstellen. Im Layout Designer hast du die optische Vorlage, also dein Briefpapier gestaltet und dein Logo in lexoffice eingefügt. Mit Hilfe von Textbausteinen kannst du nun Texte für den Kopfbereich, den Einleitungsteil, Zahlungs- und Lieferbedingungen und eine Schlussbemerkung speichern.

Wenn du dann Angebot, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen für deine Kunden erstellst, dann baust du dir deine Rechnung einfach aus den einzelnen Textbausteinen zusammen.

Du kannst dir verschiedene Textbausteine speichern und während der Belegerstellung einfach die passenden zusammensetzen. Somit hast du mehrere Rechnungsvorlagen in lexoffice zur Verfügung.

Du kannst die Textbausteine jederzeit ändern, löschen oder neue hinzufügen.

Übrigens kannst du nicht nur für Rechnungen, sondern auch für Angebote und Auftragsbestätigungen diese Textbausteine für deine Vorlagen anlegen.

#8 Liquiditätsplanung mit lexoffice

Wusstest du, dass du mit lexoffice deine komplette finanzielle Jahresplanung erstellen kannst? Mit der Funktion „Planung und Prognose“ kannst du deine Planzahlen in lexoffice für verschiedene Einnahmen und Ausgaben hinterlegen und im Anschluss in einer Übersicht mit den aktuellen Werten aus deiner Buchhaltung vergleichen.

#9 Überschriften für Positionen in Angebot, Auftrag und Rechnung

Du bist IT-Unternehmer und dein Kunde möchte ein Angebot über IT-Ausstattung für verschiedene Abteilungen. Die Abteilungen sollen jeweils separat auf deinem Angebot dargestellt werden. Füge mit Hilfe der Freitext-Funktion ganz einfach Überschriften in dein Angebot ein und gib deinem Kunden dadurch einen einfachen Überblick in deiner Angebotsstruktur.

Die Freitext-Funktion kannst du auch in Aufträgen und Rechnungen verwenden.

#10 Zwischensumme in Belegen

Leider gibt es in lexoffice bisher keine Möglichkeit, eine Zwischensumme in Rechnungen oder andere Belege einzufügen, welche automatisch berechnet wird. Ganz musst du auf diese Möglichkeit aber nicht verzichten.

Du kannst mit Hilfe des Freitextes ein Textfeld einfügen und die Zwischensumme, die du vorher ausgerechnet hast, dort einfügen. Es ist zwar nicht die eleganteste Lösung, aber wenn es dir wichtig ist, dass du eine Zwischensumme auf deinen Rechnungen angeben kannst, dann ist dies sicherlich eine Möglichkeit.

#11 Rechnungsnummer im neuen Jahr automatisch anpassen

Verwendest du eine Jahreszahl in deinen Rechnungsnummern? Dann solltest du diese im Nummernkreis als Platzhalter hinterlegen. Somit wird die Jahreszahl in der Rechnungsnummer im neuen Jahr automatisch angepasst.

Du hast Fragen zur Arbeit mit lexoffice oder wünschst dir noch einen gut funktionierenden Workflow für deine Buchhaltung? Dann schau dir meine maßgeschneiderten Workshops an oder schicke mir einfach eine E-Mail.