Gute Kunden, ungeliebte Kunden

Wir haben Prozesse geschaffen, Prozesse optimiert, an Einkauf- und Verkaufspreisen geschraubt und deine Liquidität verbessert.

Einen Punkt gibt es allerdings noch, den ich sehr wichtig finde und der gerade in die Zielsetzung bei der Jahresplanung mit einfließen sollte. Die Analyse unserer Kunden.

Vielleicht kennst du das Pareto-Prinzip oder auch als 80/20-Prinzip bekannt. 20% deiner Kunden machen 80% deines Ertrags aus. 

60% deiner Kunden bringen dir in etwa so viel, dass du deine Kosten für diese Aufträge decken kannst oder im besten Fall ein kleines Plus übrig bleibt.

Die letzten 20% fressen dir allerdings deine Erträge, die du mit den ersten 20% gemacht hast, nahezu wieder auf. Du bringst also unterm Strich Geld mit, um diese Kunden zu bedienen. Ungeliebte Kunden, die dir Zeit und Energie rauben, rauben dir auch Zeit und Energie für deine Wunschkunden, was wiederum Auswirkungen auf deine Arbeitsqualität hat.

Deshalb darfst du dir heute einmal überlegen, was wäre, wenn du diese ungeliebten Kunden (die, die letzten 20% ausmachen) erst gar nicht hättest? Wenn du die Zeit, die du bisher in diese Kunden investiert hast, für mehr Wunschkunden übrig hättest.

Mach dazu folgende Übung:

Ordne deine Kunden zunächst einmal danach, wie viel Umsatz sie dir gebracht haben. Aber alleine am Umsatz können wir keinen guten Kunden identifizieren.

Schaust dir als nächstes jeden Kunden im Detail an, wie viel Einsatz du für diesen Kunden gebraucht hast? Was musstest du an Zeit und Energie investieren, um diesen Umsatz zu erreichen? Oder Zeit investieren, bis die Rechnung letztendlich bezahlt war? War der Kontakt zu diesem Kunden eher angenehm oder unangenehm? Hast du immer alles in Rechnung gestellt oder die ein oder andere Stunde unter den Tisch fallen lassen, weil du keine Lust auf Diskussionen hattest?

Am Ende vergleichst du den Umsatz und den Aufwand bei jedem einzelnen Kunden und findest so heraus, welcher Kunde ein guter Kunde war und welcher ein ungeliebter. Dann ordnest du deine Kunden nochmal neu und schaust dir dir unteren 20% nochmal genauer an.

Lege für dich fest, ob du dich endgültig von diesem Kunden trennen möchtest oder ob du vielleicht andere Rahmenbedingungen festlegen kannst, um die Zusammenarbeit auf ein anderes Level zu heben.

Ich würde mich freuen, wenn du mit mir über dieses Thema zusammen brainstormen möchtest.

Alle Infos zum Erste-Hilfe-Call und wie du ihn buchen kannst, erfährst du hier (Klick)

Liquidität steigern

In Türchen 19 und Türchen 21 habe ich dir Tipps gegeben, wie du Kosten sparen kannst, wenn du den Kostenposten nicht komplett kündigen kannst.

Um diese Tipps aber langfristig umsetzen zu können, musst du deine Liquidität im Auge behalten. Zu deiner Liquidität zählen alle flüssigen Mittel, also Bargeld, Bankguthaben usw., die dafür sorgen, dass dein Unternehmen alle Kosten bezahlen kann.

Ein entscheidender Faktor, um deine Liquidität zu sichern ist, dass du regelmäßig Einnahmen erzielst. Klar, im ersten Schritt musst da erstmal etwas verkaufen. Aber auch nach der Rechnungsstellung hast du noch Möglichkeiten, deinen Cashflow (den Geldfluss auf deinem Bankkonto) anzukurbeln.

1. Das Zahlungsziel:

Gibst du deinen Kunden vor, bis wann sie ihre Rechnung bezahlen müssen? Wenn ja, wie lange haben sie Zeit? Eine Möglichkeit ist, das Zahlungsziel zu verkürzen. Konnte sich dein Kunde bisher einen ganzen Monat Zeit lassen, seine Rechnung zu bezahlen, hat er ab dem neuen Jahr (oder jeder Neukunde) nur noch 10 Tage Zeit. 

Vorteil 1: Du bekommst dein Geld schneller

Vorteil 2: Der Kunde hat dein Produkt / deine Dienstleistung noch recht aktuell im Kopf. Das verhindert unnötige Diskussionen und dein Kunde vergisst die Rechnung nicht zu bezahlen, weil sie im eigenen Businessalltag längst untergegangen ist.

2. Mahnläufe

Prüfst du regelmäßig, ob deine Kunden ihre Rechnungen bezahlen? Und wie lange gibst du ihnen nach Ablauf des Zahlungsziels Zeit, ihre Rechnung noch zu bezahlen, bevor du sie anschreibst?

Lass nicht zu viel Zeit zwischen Fälligkeit (also dem Datum, bis wann die Rechnung spätestens hätte bezahlt werden müssen) und einer Erinnerung an die noch offene Rechnung. Es ist sicher nicht die schönste Aufgabe im Business, aber je mehr Zeit dazwischen liegt, umso mehr gerät die Rechnung bei deinen Kunden in Vergessenheit.

Und wir alle wissen, wie schnell eine Rechnung im Businessalltag mal untergehen kann. Gegen eine freundliche Erinnerung hat bestimmt niemand etwas einzuwenden.

Mein Tipp: Wenn du ein Buchhaltungstool nutzt, dann kannst du dir meist mit wenigen Klicks anzeigen lassen, welche Rechnungen von deinen Kunden noch nicht bezahlt wurden und dazu eine Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellen.

3. Die Zahlung selbst

Mach es deinen Kunden leicht, bei dir zu bezahlen. Mit einem Buchhaltungstool hast du z.B. die Möglichkeit deine PayPal-Adresse oder einen QR-Code einzubinden. Arbeitest du mit Zahlungsanbietern, wie z.B. Digistore, Elopage oder CopeCart zusammen, kannst du deinen Kunden anbieten, ihre Rechnungsbeträge via Abbuchung zu bezahlen. So kann dein Kunde die Zahlung der Rechnung erst gar nicht vergessen.

Eine weitere Möglichkeit ist, mit Vorauszahlungen oder Anzahlungen zu arbeiten. Du musst also mit deiner Arbeit nicht in Vorleistung gehen und hast mehr Planungssicherheit, weil du das Geld bekommst, bevor du überhaupt anfängst du arbeiten.

Das Geld, das dir nicht gehört

Du hast nun ein Rücklagenkonto für Notfälle gebildet. Super! Dann kann es jetzt weiter gehen. Neben den Rücklagen für Notfälle brauchen wir noch eine weitere Rücklage im Unternehmen: die Steuerzahlungen.

Egal ob Umsatzsteuer, Einkommensteuer oder Gewerbesteuer: Irgendwann wird sich das Finanzamt bei dir melden und dann fordern, was ihm gehört. Im Businessalltag vergessen wir nämlich gerne mal, dass das Geld, was wir von unserem Kunden aufs Bankkonto bekommen, gar nicht zu 100% uns gehört. Wir dürfen einen Teil des Geldes einfach nur so lange verwalten, bis sich der rechtmäßige Eigentümer meldet. Und der Steuerbescheid kann dich hart treffen, wenn du nicht darauf vorbereitet bist.

Mein Tipp: Mach nach Erledigung der Buchhaltung den Umsatzsteuercheck!

Wenn du deine Buchhaltung über ein Buchhaltungstool machst und über dieses auch deine Umsatzsteuervoranmeldungen ans Finanzamt versendest, dann hast du meist die Funktion, den aktuellen Umsatzsteuerbetrag einzusehen, den du mit der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt bezahlen musst. Dieser Betrag wird sich jedes mal verändern, wenn du deine Buchhaltung erledigt hast. Mit nur einem Blick weiß du, welche Summe in etwa bei der nächsten Meldung auf dich zukommt und kannst das Geld zur Seite legen.

Ich empfehle dir, auch für die Steuerrücklagen ein separates Bankkonto anzulegen, welches du nicht immer im Blick hast. Die Versuchung, sich an den Steuerrücklagen zu bedienen, wenn es auf dem Geschäftskonto eng wird, sollte so gering wie möglich sein. Also arbeiten wir hier, wie beim Gewinnkonto auch, nach dem Prinzip: Aus den Augen, aus dem Sinn!

Das Steuerkonto kannst du außerdem nutzen, um z.B. für die Einkommensteuer und die Gewerbesteuer Rücklagen zu bilden.

So kannst du bei Briefen vom Finanzamt in Zukunft bestimmt etwas entspannter bleiben.

Wunschgehalt und magische Umsatzgrenzen

Mit dem Gewinn sorgst du dafür, dass dein Unternehmen in Krisenzeiten gut versorgt ist. Und was ist mit dir? Sorgt dein Unternehmen auch dafür, dass DU gut versorgt bist? Und wie viel brauchst du eigentlich, damit du „gut“ versorgt bist?

Das Thema Wunschgehalt ist bei meinen Kundinnen ein Dauerbrenner. Und nicht nur bei ihnen: auch ich mache mir regelmäßig Gedanken, wie viel ich eigentlich zum Leben brauche (MUSS-Gehalt) und wie viel ich gerne mit meinem Unternehmen verdienen möchte (WUNSCH-Gehalt). Das sind nämlich 2 verschiedene Paar Schuhe.

Ich persönlich halte nichts von magischen Umsatzgrenzen, die aussagen sollen, ob du ein Unternehmen führst oder nicht. Jeder hat andere private Voraussetzungen, die beeinflussen, wie viel Gehalt wir brauchen, um gut Leben zu können. Und jedes Unternehmen hat eine andere Kostenstruktur, die beeinflusst, wie viel vom Umsatz fürs Gehalt übrig bleibt. Den Erfolg eines Unternehmens kann man meiner Meinung nach nicht allein an einer bestimmten Umsatzzahl festmachen.

Es gibt so viele Faktoren, die dein MUSS- und WUNSCH-Gehalt beeinflussen. Deshalb darfst du heute einmal ganz genau hinschauen. 

Deine heute Aufgabe:

Notiere dir auf einem Blatt Papier oder in einer Excel-Liste alle privaten Fixkosten. Miete, Strom, Telefon, Versicherungen, KITA-Beiträge, Kosten fürs Auto (Steuern, Versicherung), Darlehen, usw.

Für Dinge, die nicht jeden Monat gleich sind, z.B. Lebensmittelkosten oder Benzinkosten trägst du einfach einen Erfahrungswert ein. Den kann man dann übrigens super in den nächsten Monaten kontrollieren. Gerade bei dem Posten „Lebensmittel“ lag ich beim ersten Mal schon etwas daneben 😉

Falls dir auf Anhieb nicht alles einfällt, ist das nicht schlimm. Du kannst die Liste jederzeit ergänzen. Rechne dann alle Posten zusammen. Diese Summe ist dein MUSS-Gehalt. Das musst du jeden Monat einnehmen, um über die Runden zu kommen.

Nimm dir dann ein zweites Blatt Papier. Hier schreibst du deine Lifestyle-Sachen auf. Friseur, Kosmetik, Hobbys, Urlaub, etc. Also alles, was du nicht unbedingt zum Leben brauchst, du dir aber trotzdem gönnst, damit es dir gut geht. Das können auch geplante Dinge oder Wünsche sein. Dinge, die du dir gerne noch kaufen oder erfüllen würdest, z.B. ein Urlaub, den du gerne mal machen würdest oder ein Wellness-Wochenende mit deiner besten Freundin. Alles was auf dein inneres Wohlfühl-Konto einzahlt.

Diese Sachen sind auch wichtig im Leben und sollten nicht zu kurz kommen, aber sie sind in erster Linie nicht überlebenswichtig!

Rechne jetzt die Lifestyle-Posten zusammen und addiere diese Summe zu deinen Fixkosten. Jetzt hast du dein WUNSCH-Gehalt. Auch wenn es dir vielleicht in erster Linie unrealistisch erscheinen mag, setzt es dir ein gewisses Ziel. Wenn du dein MUSS-Gehalt erreicht hast, zahlt jeder weitere Umsatz auf dein WUNSCH-Gehalt ein!

Als ich diese Übung zum ersten Mal gemacht habe, waren für mich einige AHA-Momente dabei. Zu sehen, was MUSS und was DARF hat mir sehr dabei geholfen, Druck aus meinem Business zu nehmen und fokussierter auf bestimmte Dinge hinzuarbeiten.

Wie geht es dir nach dieser Übung? Schreib mir an office@stephaniekeller.de und erzähl mir von deinen AHA-Erlebnissen. Oder hast du Fragen? Dann melde dich gerne bei mir. Ich freue mich über jede Nachricht!

Was ein Schraubglas
mit deinem Unternehmen zu tun hat

Hattest du als Kind ein Sparschwein und hast jede Münze gesammelt, die du ergattern konntest? Oder hast du vielleicht ein leeres Schraubglas, in dem du die Cent-Münzen aus deiner Geldbörse sammelst? 

Ich habe so ein Schraubglas und jedes Mal, wenn ich Einkaufen war und etwas bar bezahlt habe, landen die Cent-Münzen hinterher im Schraubglas. Das Ganze hat zwei Vorteile:

1. Mein Geldbeutel ist nicht so voll und schwer.
2. Mit der Zeit füllt sich dieses Schraubglas und ich kann mir irgendwann mal etwas leisten, was ich mir sonst vielleicht nicht aus der Haushaltskasse finanziert hätte.

Was hat das ganze nun mit deinem Unternehmen und deinen Finanzen zu tun?

Im gestrigen Türchen habe ich dir vom Gewinnkonto erzählt und dass du ab sofort 1% von deinen Einnahmen auf dein Gewinnkonto überweisen sollst.

Nach 3 Monaten darfst du schauen, wie viel sich angesammelt hat. Und dann?

Dann teilst du diesen Betrag durch 2. Die eine Hälfte, also 50% des angesparten Betrags, bleibt auf dem Gewinnkonto – in deiner Schatzkiste. Dieses Geld dient dir als Polster für Krisenzeiten und darf sich in den nächsten Monaten weiter aufbauen. Die andere Hälfte, also die anderen 50% des angesparten Betrags, gehören dir! Ganz allein! So, wie wenn du dein Schraubglas leeren würdest und dir etwas leisten kannst, was du dir sonst vielleicht nicht gegönnt hättest.

Warum ist das „Schraubglas“ im Unternehmen so wichtig? 

Wir alle geben Tag täglich alles, um unser Unternehmen erfolgreich und unsere Kunden glücklich zu machen. Einmal im Quartal, nämlich immer zum Ende hin, dürfen wir uns selbst glücklich machen. Die Belohnung, die Anerkennung uns selbst gegenüber ist enorm wichtig für unser Wohlbefinden.

Natürlich sehen wir anhand unserer Businesszahlen, ob das Unternehmen Erfolg hat oder nicht. Aber es einmal im Quartal auch richtig spüren zu können, motiviert uns, weiter nach vorne zu gehen.

Wenn du das erste Mal Geld auf dein Gewinnkonto überweist, dann überleg dir schon mal, was du dir gerne gönnen würdest.

Wozu eigentlich Gewinn?

Macht dein Unternehmen Gewinne? Damit meine ich nicht den Gewinn, wenn du Einnahmen minus Ausgaben rechnest und dann ein positives Ergebnis rauskommt. Diesen Gewinn sehen wir nämlich selten auf unserem Bankkonto.

Den Gewinn, den ich meine, der sorgt dafür sorgt, dass dein Unternehmen sicher durch Krisenzeiten kommt. Die letzten beiden Jahre haben uns gezeigt, was passieren kann, wenn Umsätze von heute auf morgen ausbleiben, weil Unternehmen ihre Türen schließen müssen.

Aber auch wer online arbeitet, kann über längere Zeit, z.B. durch Krankheit, ausfallen. Natürlich hoffen wir alle, dass uns so etwas nie passieren wird. Dennoch sollten wir auf diese Fälle vorbereitet sein.

Und dann gibt es ja auch noch schöne Dinge, die zum Ausbleiben von Umsätzen führen können. Urlaub, Schulferien oder die Geburt eines Kindes können unsere Umsatzlage ins Wackeln bringen. Auch dafür sollten wir entsprechende Rücklagen haben.

Mein heutiger Tipp wird dafür sorgen, dass du ab heute Gewinn machst! Vielleicht denkst du jetzt „ähm ja schön, und wie bitte?“ Ganz einfach: Du schenkst dem Gewinn ab sofort die Beachtung, die er braucht, um zu entstehen. Du bringst ihn zuerst in Sicherheit, sobald du eine Einnahme auf deinem Bankkonto siehst. 

Überweise den Betrag für deinen Gewinn auf ein separates Bankkonto. Am besten nimmst du eines, das du nicht ständig im Blick hast. Also kein Konto bei deiner Hausbank oder bei der Bank, bei der du dein Geschäftskonto hast. Aus den Augen, aus dem Sinn!

Überweise ab heute für die nächsten 3 Monate von jeder Einnahme 1% auf dieses Bankkonto – dein Gewinnkonto.

Mach dir in 3 Monaten einen Termin in den Kalender. Erst dann darfst du wieder auf dein Gewinnkonto schauen. Wenn du nicht geschummelt hast, wirst du erstaunt sein, was sich in 3 Monaten dort angesammelt hat, was du gar nicht wirklich gemerkt hast. Es muss kein Megabetrag sein. Auch kleine Beträge summieren sich mit der Zeit und helfen, zumindest ein Stück weit, wenn es mal eng wird. 

Meine Oma sagte immer „50€ haben oder nicht haben“. Wenn es eng wird, ist es besser 50€ an Rücklagen zu haben, als gar keine.

Mit der Zeit baut sich so ein solides Polster auf, welches dein Unternehmen sicher durch Krisenzeiten steuert.

Schreib mir unbedingt in 3 Monaten eine E-Mail, was auf deinem Gewinnkonto passiert ist und wie es sich für dich anfühlt. Ich bin schon ganz gespannt!

Deine Aufgaben für heute:

1. Lege ein Bankkonto bei einer anderen Bank an (Schau dazu auch gerne nochmal hinters 10. Türchen)
2. Überweise ab sofort von jeder Einnahme 1% aufs Gewinnkonto.
3. Setze dir einen Termin in 3 Monaten (also Ende März 2023) und schau, was auf deinem Gewinnkonto passiert ist.
4. Schreib mir unbedingt eine E-Mail und erzähl mir deine Gedanken dazu.

Und wenn du noch Fragen zu Gewinnkonto hast, dann schreib mir gerne an office@stephaniekeller.de