3 Wege, wie du Kundenlisten mit lexoffice erstellst

3 Wege, wie du Kundenlisten mit lexoffice erstellst

Kundenlisten mit lexoffice erstellen

Je länger du mit deinem Business am Markt bist, umso mehr Kundenkontakte wirst du in deinem Lexoffice-Account gespeichert haben.

Gerade zum Jahreswechsel oder zu bestimmten Planungsterminen (Quartals- oder Halbjahresplanung) fragst du dich vielleicht: „Wie viele Kunden haben eigentlich mein 1:1-Coaching bisher gekauft?“

Oder vielleicht möchtest du allen Coachees aus diesem Jahr ein Weihnachtsgeschenk zukommen lassen. Aber wer hat denn eigentlich dieses Jahr gekauft?

Für solche Auswertungen eignen sich am besten Kundenlisten. Sie lassen sich einfach als csv.-Datei exportieren und entsprechend weiter verarbeiten.

In diesem Tutorial möchte ich dir 3 Möglichkeiten zeigen, wie du ganz einfach Kundenlisten mit lexoffice erstellen und exportieren kannst.

Einen einzelnen Kontakt exportieren

Du hast einen neuen Kontakt in lexoffice angelegt und möchtest nur diesen einen in eine Excel-Liste exportieren? Kein Problem!

Klicke in deinem lexoffice Dashboard oben auf den Reiter „Kontakte“. In das Suchfeld gibst du den Namen des Kunden ein. ACHTUNG WICHTIG: Gib nur den Namen ein. Die Suchfunktion zeigt dir den passenden Datensatz automatisch unter dem Suchfeld an. Klicke den Datensatz NICHT an.

Klicke, nachdem der richtige Datensatz angezeigt wird, neben dem grünen Button „+ Neuen Kontakt anlegen“ oben rechts auf die drei Punkte und wähle „Kunden exportieren (CSV)“ aus. Anschließend erstellt lexoffice eine csv.-Datei mit den Daten des Kontakts, welche du weiter bearbeiten kannst.

Mehrere Kontakte exportieren

Du möchtest z.B. alle Kunden mit einem bestimmten Namen exportieren? Dann gehst du wieder in deinem lexoffice Dashboard oben auf den Reiter „Kontakte“. In das Suchfeld gibst du den gesuchten Namen, z.B. „Keller“ ein. Jetzt werden dir unter dem Suchfeld alle Kontakte angezeigt, die den Suchbegriff im Namen haben.

Auch hier ist wieder wichtig, dass du die angezeigten Datensätze unter dem Suchfeld nicht anklickst. Klicke neben dem grünen Button „+ Neuen Kontakt anlegen“ oben rechts auf die drei Punkte und wähle „Kunden exportieren (CSV)“ aus. Anschließend erstellt lexoffice eine csv.-Datei mit den Daten der Kontakte, welche du weiter bearbeiten kannst.

Möchtest du deine komplette Kontaktdatenliste exportieren, dann lässt du das Suchfeld einfach frei. Unter dem Suchfeld werden dir automatisch alle Kontakte angezeigt, die in lexoffice gespeichert sind. Du kannst über die Reiter „Kundenmanager“, „Lieferantenmanager“ oder „alle“ entscheiden, ob du nur Kundenkontakte, nur Lieferatenkontakte oder beides, Kunden- und Lieferantenkontakte, in deiner csv.-Liste haben möchtest.

Es wird immer die Datensätze exportiert, die unter dem Suchfeld angezeigt werden.

lexoffice Empfehlung

Bestimmte Kontakte / Nach bestimmten Kriterien exportieren

Wenn du Listen erstellen möchtest, die bestimmte Filterkriterien erfüllen sollen, dann kannst du in lexoffice mit sogenannten Tags arbeiten. Tags sind kleine Kategorien oder Schlagworte, die du deinen Kontakten zuweisen kannst. Diese Tags nutzt du dann wie Filter, wenn du die Kontakte für deine Liste auswählst.

Überlege dir zunächst, welche Tags du für deine Auswertungen brauchst und lege sie dann in lexoffice an.

 

So legst du neue Tags an

Wenn du einen Tag zum ersten Mal anwenden möchtest, musst du ihn im Kontaktmanager anlegen. Das geht am einfachsten beim Anlegen eines neuen Kontaktes.

Klicke im lexoffice Dashboard auf den Reiter „Kontakte“ und anschließend oben rechts auf den grünen Button „+ Neuen Kontakt anlegen“. Lege deinen neuen Kunden- oder Lieferatenkontakt wie gewohnt mit Name und Adresse an und klicke auf den Menüpunkt „+TAGS“. Es öffnet sich das Suchfeld für die Tags.

Durch Klick in das Suchfeld werden dir bereits angelegte Tags angezeigt. Du kannst nun einfach einen passenden Tag für deinen Kontakt auswählen oder du erstellst einen neuen Tag, indem du die gewünschte Bezeichnung für den Tag in das Suchfeld einträgst.

Ein Beispiel: Ich möchte den Tag „Autopilot“ anlegen, um später alle Kunden, die mein 1:1-Coaching „Autopilot für deine Buchhaltung“ gebucht haben, in eine Liste exportieren zu können.

Wenn also beim nächsten Mal ein neuer Kunde dieses Coaching-Paket kauft, lege ich ihn mit seinem Namen und der Adresse in lexoffice an und klicke zusätzlich auf den Menüpunkt „+TAGS“.
In das Suchfeld gebe ich nun „Autopilot“ ein und klicke auf „Tag „Autopilot“ anlegen“ oder drücke die Enter-Taste. Mein neuer Tag ist nun angelegt und kann ausgewählt werden.

Einem bestehenden Kontakt nachträglich einen Tag zuweisen

Wenn du einen neuen Tag für bereits angelegte Kunden- oder Lieferatenkontakte vergeben möchtest, dann klicke in deinem lexoffice Dashboard oben auf den Reiter „Kontakte“. In das Suchfeld gibst du den Namen des Kunden bzw. Lieferanten ein, welchem du einen Tag zuweisen möchtest. Wird unter dem Suchfeld der passende Datensatz angezeigt, dann klicke ihn an, um die digitale Kunden- bzw. Lieferantenakte zu öffnen.

Links findest du einen Kasten, in dem du die Kundennummer, die Rechungs- und E-mail-Adresse und das Feld „Tag (Kategorie)“ findest.

Wenn du diesem Kunden oder Lieferanten nun einen Tag zuweisen möchtest, dann klickst du einfach in das Suchfeld „Tag (Kategorie)“, gibst den gewünschten Tag ein und drückst die Enter-Taste oder wählst ihn aus dem Drop-Down-Menü aus.

Rechts neben dem Suchfeld „Tag (Kategorie)“ findest du ein Zahnrad-Symbol. Wenn du dieses anklickst, werden dir alle bereits angelegten Tags in der Übersicht angezeigt. Du siehst auch, welche Tags wie oft schon verwendet wurden. Du kannst in dieser Ansicht neue Tags anlegen, gespeicherte Tags umbenennen oder löschen.

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Kundenlisten mit Tags erstellen

Wenn du deine Kunden und Lieferanten nun mit entsprechenden Tags versehen hast, dann kannst du nach diesen Tags auch gezielt suchen und dir Kundenlisten zur Auswertung erstellen.

Klicke in deinem lexoffice Dashboard oben auf den Reiter „Kontakte“. Das Suchfeld lässt du leer und klickst neben dem Suchfeld auf die drei Linien und „Filter“. Hier kannst du nun den gewünschten Tag auswählen und dir alle Kunden anzeigen lassen, bei denen dieser Tag hinterlegt ist.

Möchtest du die Kontakte nun in eine csv.-Datei exportieren, ist wieder wichtig, dass du die angezeigten Datensätze unter dem Suchfeld nicht anklickst. Klicke neben dem grünen Button „+ Neuen Kontakt anlegen“ oben rechts auf die drei Punkte und wähle „Kunden exportieren (CSV)“ aus. Anschließend erstellt lexoffice, wie schon oben beschrieben, eine csv.-Datei mit den Daten der Kontakte, welche du weiter bearbeiten kannst.

Ideen für Auswertungen

Wie viele Neukunden pro Jahr?

Beim ersten neuen Kontakt, den du im Jahr 2023 anlegst, legst du zusätzlich den Tag „2023“ an. Bei allen Kontakten, die du im Jahr 2023 anlegst, hinterlegst du den Tag „2023“. Am Jahresende kannst du dir eine Liste ausgeben lassen, welche Kunden du im Jahr 2023 neu hinzugewonnen hast.

Wie oft habe ich ein bestimmtest Coaching verkauft?

Beim ersten neuen Kontakt, der dein Coaching-Paket „123“ kauft, legst du zusätzlich den Tag „Coaching 123“ an. Bei allen Kontakten, die das Coaching-Paket kaufen oder gekauft haben, hinterlegst du den Tag „Coaching 123“. Du kannst dir zu einem beliebigen Zeitpunkt eine Liste ausgeben lassen, welche Kunden dein Coaching 123 bereits gekauft haben.

Möchtest du diesen Kunden vielleicht eine Aufmerksamkeit zukommen lassen? Dann kannst du die von lexoffice exportierte csv.-Datei weiter verwenden, um z.b. Serienbriefe und Adressaufkleber zu erstellen.

Ich werde hier im Laufe der Zeit immer wieder Ideen ergänzen, was man mit der Tag-Funktion in lexoffice alles auswerten kann. Verwendest du Tags und hast eine Idee für mich, die ich hier aufführen darf? Dann schreib mir gerne eine Nachricht an info@stephaniekeller.de – ich freue mich auf deine Ideen!

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Mentorin für Finanzen im Business

Ich helfe dir dabei, die Finanzen in deinem Business so in den Griff zu bekommen, dass du nicht mehr genervt von deinen Zahlen bist und sich deine Buchhaltung fast nebenbei erledigt!

lexoffice Preise: Die richtige lexoffice Version finden

lexoffice Preise: Die richtige lexoffice Version finden

Die richtige lexoffice Version finden

Spätestens nach Ende des kostenfreien Testzeitraums, musst du dich für eine kostenpflichtige Version von lexoffice entscheiden, wenn du lexoffice weiterhin nutzen möchtest.

Lege fest, welche Funktionen du für dein Unternehmen brauchst und wähle dann eine der 4 lexoffice Versionen aus. Die Daten, die du bereits in der Testumgebung eingegeben hast, werden automatisch übernommen.

Diese Funktionen bieten alle Versionen

Egal für welche Version du dich entscheidest: die lexoffice MobilApp sowie die lexoffice ScanApp kannst du dir kostenfrei auf dein Smartphone holen.

Mit der lexoffice ScanApp kannst du deine Papierbelege ganz einfach mit dem Smartphone abfotografieren und direkt in deinen lexoffice Account hochladen. Du brauchst also keinen externen Scanner mehr, um deine Papierbelege zu digitalisieren.

Rechnungen, die du als PDF per E-Mail bekommst, leitest du direkt von deinem Mail Programm auf dem Handy an deinen lexoffice Account weiter.

Mit der lexoffice MobilApp hast du deine Buchhaltung immer dabei und kannst bequem von unterwegs aus je nach Version z.B. Rechnungen schreiben oder Angebote erstellen.

Zudem bietet jede Version die Möglichkeit, dem Steuerberater oder der Steuerberaterin einen kostenlosen Online Zugang zu deiner Buchhaltung in lexoffice einzurichten. Dadurch wird die digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro ein Kinderspiel. Alle benötigten Daten sowie Belegbilder können ganz einfach digital aus lexoffice in die Kanzleibuchhaltung übernommen werden. Die Zeiten, als du deine Papierbelege in Ordnern ins Steuerbüro geschleppt hast, sind endgültig vorbei!

Auch die Anbindung deiner Bankkonten ist in jeder Version von lexoffice möglich. Importiere deine Bankumsätze in lexoffice, gleiche sie mit deinen offenen Belegen ab und du siehst mit einem Blick, welche Zahlungen erledigt sind und welche noch offen. Anschließend kannst du deine fälligen Rechnungen direkt aus lexoffice heraus überweisen und musst dich nicht nochmal extra in dein Onlinebanking einloggen.

Lexoffice Lohn & Gehalt zur Abrechnung von Mitarbeitern ist in keiner lexoffice Version automatisch enthalten. Es handelt sich viel mehr um eine Zusatzfunktion, die du zu deiner vorher gewählten lexoffice Version dazubuchen kannst. Der Preis richtet sich nach der Anzahl deiner abzurechnenden Mitarbeiter.

lexoffice Empfehlung

Version S: Das digitale Belegarchiv

lexoffice Version S

Die lexoffice Version S ist die kleinste Version von lexoffice. Lexoffice bietet dir in dieser Version ein GoBD-konformes Belegarchiv, in welchem du Rechnungen sowie Kundenkorrespondenz bequem archivieren kannst.

lexoffice bietet dir zudem in dieser Version eine Übersicht über noch offene Belege. Du siehst mit einem Blick, welcher Kunde noch nicht bezahlt hat und an welchen Lieferanten du noch Geld überweisen musst. Du verpasst dadurch keine Zahlungsfristen mehr und schaffst dir ein einfaches, aber sehr effektives Forderungsmanagement.

Die automatische Umsatzsteuerprognose schützt dich ab sofort vor böse Überraschungen: Sie zeigt dir in Echtzeit an, welche Summe im nächsten Meldezeitraum an das Finanzamt bezahlt werden muss oder ob du mit einer Erstattung rechnen kannst.

Die Kontaktdaten deiner Kunden und Lieferaten sammelst du zentral in der Stammdatenverwaltung in lexoffice und hast sie bei Bedarf immer griffbereit.

Version M: Belege mit lexoffice erfassen und erstellen

lexoffice Version M

Mit der Version M von lexoffice kannst du zusätzlich zu den Funktionen aus der Version S deine Belege direkt mit lexoffice erstellen. Vom Angebot, über Auftragsbestätigung, Lieferscheine und Rechnungen kannst du deinen kompletten „Papierkram“ ganz einfach und vorallem rechtskonform digitalisieren. Mit lexoffice erstelle Rechnungen werden automatisch verbucht – du musst also nur noch deine Lieferantenrechnungen erfassen!

Mit wenigen Klicks kannst du ganz einfach Angebote zur Auftragsbestätigung oder Rechnung weiterführen. Das spart dir eine Menge Zeit. Du musst dir keine Gedanken mehr über ausgelassene oder doppelt vergebene Rechnungsnummern machen – lexoffice führt die Belegnummern automatisch für dich fortlaufend weiter.

Alle Änderungen an deinen Belegen werden im Hintergrund protokolliert und lexoffice übernimmt für dich die Archivierung deiner Belege.

Ab der Version M kannst du deine Standardprodukte und Services in lexoffice als Vorlage speichern und bei neuen Angeboten oder Rechnungen einfach aus einem DropDown-Menü auswählen und einfügen.

Mit nur 2 Klicks erstellst du aus einer unbezahlten Kundenrechnung eine Mahnung und vermeidest so unnötige und längere Zahlungsausfälle.

Der Kundenmanager wird um die Funktion der digitalen Kunden- bzw. Lieferantenakte erweitert. Wann wurde welches Angebot an den Kunden geschickt oder seit wann besteht die Geschäftsbeziehung schon? Die Kundenhistorie zeigt dir den zeitlichen Verlauf der Zusammenarbeit mit deinen Kunden und Lieferanten an.

Trage dir Aufgaben, wie z.B. Rückruftermine oder Telefonnotizen direkt in die digitale Kundenakte in lexoffice ein. Auf deinem Dashboard erinnert lexoffice dich bei jedem LogIn an deine fälligen Aufgaben.

Deine Belege verschickst du direkt aus lexoffice an deinen Kunden und teilst ihm zusätzlich den Link zu seinem persönlichen Online Kundenportal mit. Hier kann dein Kunde z.B. Angebotsalternativen online auswählen oder Aufträge bestätigen.

Version L: Buchhaltung und Reports mit lexoffice

lexoffice Version L

Mit der Version L erweiterst du deinen lexoffice-Account um nützliche Buchhaltungsfunktionen. Du kannst mit nur einem Klick direkt aus lexoffice deine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt und deine Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln. Lexoffice übernimmt alle Einnahmen und Ausgaben und die dazugehörigen Umsatz- sowie Vorsteuerbeträge aus deiner Buchhaltung und trägt sie automatisch in das ELSTER-Formular ein.

Für mich war das ein wahrlicher Meilenstein, mich nicht mehr durch das ELSTER-Formular der Umsatzsteuervoranmeldung klicken zu müssen!

Wenn du ein Kassenbuch in deinem Unternehmen führen musst, dann ermöglicht dir lexoffice ab der Version L ein elektronisches Kassenbuch zu führen.

Mit Hilfe der GuV- und EÜR-Berichte siehst du in Echtzeit, wie sich dein Unternehmen gerade entwickelt.

Die Anlagenverwaltung von lexoffice hilft dir, deine Investitionen richtig zu erfassen und deine monatlichen Abschreibungsbeträge korrekt zu verbuchen.

Hast du dir schon mal Gedanken darüber gemacht, wie viel du in diesem Jahr oder im kommenden Jahr für Fortbildung ausgeben möchtest? Oder wie viel Umsatz du machen möchtest? Die Zahlen nennt man Planzahlen und genau diese kannst du in lexoffice aber der Version L hinterlegen. Eine geniale Controllingfunktion!
Im Bericht „Einnahmen/Ausgaben-Überblick + Planung“ kannst du deine Planzahlen hinterlegen und in Echtzeit mit deinen aktuellen Zahlen vergleichen. Du siehst auf einen Blick, wo Budgets überschritten wurden, in welchen Bereichen deine Planzahlen von deinen IST-Zahlen am meisten abweichen und kannst frühzeitig Trends in deinem Unternehmen erkennen und entsprechende Maßnahmen einleiten.

Version XL: erweiterte Kundenakte und besondere Rechnungstypen

lexoffice Version XL

Mit der Version XL erhältst du die Vollversion von lexoffice. In dieser Version kannst du zusätzlich zu den in Version M beschriebenen Belegarten besondere Rechnungstypen verwenden. Hierzu zählen die Serienrechnung, Abschlagsrechnungen, Rechnungen ins Ausland und Rechnungen an Behörden (XRechnung). 

Zudem hast du die Möglichkeit, deine Belege in englischer Sprache ausgeben zu lassen.

Der Kundenmanager wird nochmal um Umsatzstatistiken und Reports erweitert. Lexoffice zeigt dir zu jedem Kunden oder Lieferanten den Gesamtumsatz, den Umsatz der letzten 12 Monate und die durchschnittliche Zeit in Tagen an, bis eine Rechnung beglichen wird. Diese Informationen können für Kundengespräche oder Verhandlungen mit Geschäftspartnern sehr nützlich sein.

Hast du einen Vertrag mit deinem Kunden abgeschlossen? Dann speichere ihn direkt in der digitalen Kundenakte ab und du hast ihn jederzeit griffbereit. Auch Teammitglieder mit lexoffice-Zugang können auf die Dokumente zugreifen.

Speichere Fotos, PDFs und Dokumente beim jeweiligen Kunden ab und füge wichtige Informationen über Dateien mit der Kommentarfunktion hinzu.

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Mein Fazit

Es gibt so viele Möglichkeiten, wie lexoffice dir den Unternehmeralltag leichter machen kann. Wenn du dir noch unsicher bist, welche lexoffice-Version die richtige für dich sein sollte, dann empfehle ich dir, erst mal mit einer kleineren Version zu starten. Merkst du, dass dir Funktionen fehlen, kannst du jederzeit die nächste, größere Version buchen.

Die beliebteste Version bei meinen Kunden sind die Versionen L und XL. Wenn du keine Rechnungen ins Ausland stellst und dir Umsatzstatistiken und Dateiablage im Kundenmanager nicht so wichtig sind, dann ist die Version L völlig ausreichend.

Wenn du dich für eine Version entschieden hast, dann empfehle ich dir meine Power Hour. Hier zeige ich dir in einer Stunde, was lexoffice alles kann, sodass du deine Version auch optimal nutzen kannst.

Stephanie Keller Finanzen optimieren
Mentorin für Finanzen im Business

Ich helfe dir dabei, die Finanzen in deinem Business so in den Griff zu bekommen, dass du keine Angst mehr vor dem Finanzamt haben musst und genug Geld für dich übrig bleibt!