Quick-Tipps rund um das Arbeiten mit lexoffice
Aktualisiert am 25.05.2023
In diesem Blogartikel sammle ich Tipps für dich, wie du dir das Arbeiten mit lexoffice noch leichter machen kannst. Dieser Artikel wird ständig erweitert, er ist „Work in progress“ und sammelt alle Quick-Tipps, die mega nützlich, aber nicht so umfangreich sind, dass es einen eigenen Blogartikel dafür braucht.
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Auch ich lerne immer gerne dazu.
Wenn du eine Rechnung in lexoffice hochgeladen hast, dann startet in der Regel die intelligente Texterkennung. Diese Funktion füllt Felder wie z.B. Lieferant/Kunde, Belegnummer, Belegdatum usw. automatisch aus, wenn lexoffice die Informationen im Beleg erkennt.
Was du noch selbst ausfüllen musst, ist das Feld „Beschreibung“. Wenn du Text direkt aus dem Beleg in dieses Feld übernehmen möchtest, dann musst du ihn nicht abtippen. Halte einfach die linke Maustaste gedrückt und zieh mit der Maus ein Feld über den Teil des Textes, den du in dein Feld „Beschreibung“ übernehmen möchtest.
Wenn du die Maustaste wieder los lässt, erscheint ein DropDown-Menü. Wähle hier den Menüpunkt „Beschreibung“ und schon ist der Text, den du gerade mit dem Feld markiert hast in das Feld „Beschreibung“ in der Belegerfassung übernommen worden.
Dies funktioniert übrigens genauso mit dem Belegdatum, der Belegnummer und dem Bruttobetrag.
Warum du nie den Sammelkunde/Sammellieferanten nutzen solltest
Wenn du einen Beleg in lexoffice erfassen möchtest und es sich dabei um einen neuen Lieferaten oder neuen Kunden handelt, dann kannst du den Lieferanten bzw. Kunden anlegen oder die Funktion „Sammelkunde bzw. Sammellieferant“ auswählen.
Ich rate meinen Kunden immer davon ab, diese Funktion zu nutzen. Oft denkt man sich „Ach, da hab ich jetzt doch nur einmal etwas gekauft, da kauf ich bestimmt nicht nochmal. Dann spare ich mir den Aufwand, die Lieferanten anzulegen.“ Wenn du allerdings öfter diese Funktion nutzt, dann hast du irgendwann mehrere Beleg unter „Sammellieferant“ gespeichert. Spätestens, wenn du nach einem bestimmten Beleg suchst, dann wird es schwierig und unübersichtlich.
Deswegen mein Tipp: Lege jeden Lieferaten mindestens mit Name und Adresse an. Oft schlägt dir die intelligente Texterkennung von lexoffice die Neuanlage bereits bei der Belegerfassung vor und du musst die Daten nicht manuell eingeben. So behältst du den Überblick und findest deine Belege wieder, wenn du sie einmal suchst.
Download-Links für Rechnungen in lexoffice speichern
Du kennst das bestimmt: Du hast ein Abo abgeschlossen und bekommst nach dem Kauf einmalig eine E-Mail, die einen Link enthält, mit dem du dir Monat für Monat die Rechnung herunterladen kannst.
Damit du den Link nicht jedes Mal suchen musst, wenn du dir die aktuelle Rechnung herunterladen möchtest, kannst du dir den Link einfach direkt in lexoffice in den Lieferantenstammdaten speichern.
Klicke dazu in der Menüleiste auf Kontakte und dann auf Lieferantenmanager.
Suche dir mit Hilfe der Suchfunktion den gewünschten Lieferanten aus und klicke ihn an. Über den Button „+Hinzufügen“ kannst du nun eine Notiz mit dem Downloadlink hinterlegen. So hast du ihn immer griffbereit.
Alternativ kannst du dir auch eine Aufgabe mit den Link anlegen. Dann wirst du von lexoffice am gewünschten Termin automatisch erinnert, dass du dir die Rechnung noch herunterladen musst. Allerdings musst du dir dann für die nächste Rechnung wieder einen neuen Termin anlegen.
Erinnerung an Jahreszahlungen in lexoffice
Hast du bestimmte Zahlungen, die du nicht monatlich tätigst, sondern vielleicht quartalsweise oder jährlich? Dann kannst du dich von lexoffice auf 2 Wegen an die Fälligkeit der Zahlungen erinnern lassen. Sie wird dir im Dashboard im Bereich „Aufgaben“ angezeigt.
Variante 1: Du hast einen Beleg für diese Zahlung und vergibst ein Fälligkeitsdatum. Dann wird dir die Fälligkeit im Bereich Aufgaben unter „Ausgaben“ als „davon überfällig“ angezeigt.
Variante 2: Du hinterlegst im Lieferantenmanager eine Aufgabe für die Fälligkeit. Klicke dazu in der Menüleiste auf Kontakte und auf Lieferantenmanager. Wähle den gewünschten Lieferanten aus und füge über den Button „+Hinzufügen“ eine neue Aufgabe hinzu. Diese wird dir dann ab Fälligkeit im Dashboard im Bereich Aufgaben unter „Kontaktmanager“ als „heutige Aufgaben“ angezeigt.
Stephanie Keller
Ich helfe dir dabei, die Finanzen in deinem Business so in den Griff zu bekommen, dass du nicht mehr genervt von deinen Zahlen bist und sich deine Buchhaltung fast nebenbei erledigt!
Dieser Beitrag erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Die Inhalte ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung.
